Sistemas de codificación

CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS DE CODIFICACIÓN




1- CÓDIGO
Conjunto de signos convencionales que permiten representar los datos para su manejo en la computadora.

Conjunto de sistemas o signos establecidos para comunicarse.

Es la representación de una idea, palabra o frase mediante signos, colores, símbolos o caracteres numéricos, alfabéticos o alfanuméricos.


2- OBJETIVOS DE UNCÓDIGO
✓ Identificar de forma rápida y sencilla el elemento de información.
✓ Ahorro de espacio al no utilizar frases o palabras.
✓ Ayuda a la memorización.
✓ Mejora la eficiencia y precisión de los registros.
✓ Mantienen un orden cronológico.




3- SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
Consiste en la agrupación de códigos que permiten la identificación de ideas u objetos de unamisma naturaleza. Entre los más comunes se encuentran los sistemas de codificación contable de clientes y de inventario.

Identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto.



4- CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

Para que un sistema de codificaciónpueda ser adoptado como método de procesamiento debe poseer una serie de características mínimas, tales como:


a) Precisión del código:
La precisión del código significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un solo código, yéste debe ser único para esta cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.


Ejemplo:


Correcto
013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22483-O José Meza
013-22483-W Juan García


Incorrecto
013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22482-TJosé Meza
013-22483-O Juan García




b) Flexibilidad:
La flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas mas comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa.Ejemplo:


Correcto
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil
1-01-01-004 Cuentas por Cobrar Banco Latino


Incorrecto
1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-3Cuentas por Cobrar Banco Mercantil
1-01-01-4 Cuentas por Cobrar Banco Latino




c) Conciso:
Un código conciso establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.


Ejemplo:


Correcto
FC-32458Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749 Factura del proveedor X
FC-83835 Factura del proveedor Z


Incorrecto
FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749-W Factura del proveedor X
FC-83835-O Factura del proveedor Z




d)Significativo:
Para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

Ejemplo:

Correcto
GI-83412 Efectos por Pagar del proveedor M
GI-21225 Efectos por Pagar del proveedor W
GI-38452...