sistemas de compras

Sistema de información para las compras y abastecimiento.
1. Consideración original de la compra: antes de adquirir un artículo, se debe decidir si debe o no comprarse, a qué precio, de que calidad y rendimiento, en que calidad, y en qué momento.
2. Origen de la requisición de compras: cuando se decide comprar algo, esta decisión es transmitida por medio de una requisición previamenteautorizada, la cual puede tomar la siguiente forma:
Una tarjeta de re orden.
Requisición de rutina.
Memorando.
La requisición o solicitud de compras, dan origen a una compra, por lo cual se hará un compromiso, se determinara un grado de calidad, cantidad y fecha de entrega.
3. Determinación de las fuentes posibles: la función de compras tiene la función de hacerse cargo de la adquisición, basándoseen conocimientos y experiencias con los proveedores, para determinar el proveedor que ha de surtir el orden, para esto el representante de compras debe comunicarse en forma verbal o escrita con el proveedor y solicitarle una cotización.
4. Selección de la fuente: elegir que proveedor confiara la orden, dependiendo de las condiciones que este otorgue, como calidad precio, crédito y servicio.
5.Trafico de rutas: se selecciona el método más económico y confiable para transportar la mercancía, en caso de que el proveedor no preste el servicio.
6. Emisión de la orden de compras: cuando se llega a un arreglo con el proveedor todos los acuerdos tomados deben de registrarse claros y completos en la orden de compra, de manera que este represente una obligación contraída por la compañía y por elproveedor; por lo general está impresa con las condiciones particulares del comprador, estándares, consideración de aprobación del proveedor. El objetivo principal de la orden de compra es establecer los acuerdos con el proveedor, las cuales servirán para informar a los departamentos las condiciones con que se llevó a cabo la compra y la entrega.
7. Rastreo y abastecimiento de la compra: Lapalabra rastreo se refiere a revisar con l proveedor el cumplimiento de su obligación y asegurar la entrega al tiempo. Esta actividad es molesta, pero es una necesidad que de satisfacciones en el momento de recibir la mercancía justo a tiempo, esta activad se puede reducir el riesgo eligiendo un proveedor reconocido antes de otorgar la concesión.
8. Recepción e inspección: recibir el materialsolicitado (examen físico), para determinar si llego lo que se estableció en la orden de compra, lo hace el personal de auditoria, almacenamiento y manejo de materiales.
9. Verificación de facturas y pagos: función realizada por el departamento de contabilidad y consiste en examinar la veracidad de lo facturado, si está en orden se procede a pagar al proveedor. Las facturas requieren de tresverificaciones:
Verificar por medio de los documentos de recepción cisoide con lo entregado.
Confrontar la orden de compra que los precios se haya respetado.
Comprobar su corrección matemática.
10. Control de material e inventarios: controla la variedad y la existencia de los materiales, se lleva a cabo por medio del departamento de almacenaje o de compras. El control de materiales pretende asegurar elabastecimiento suficiente, en caso de reordena se debe tomar en cuenta la capacidad del almacén y las condiciones económicas de compra.
El control de inventarios influye de forma decisiva en la eficiencia del abastecimiento, como también del estudio del departamento de compras.
11. Análisis del valor e investigación de las compras: busca el perfeccionismo de las compras, persigue la mejor manerade procurar materiales y abastecimientos, se debe establecer lo que se debe de comprar, a qué precio, porque razón, cuales son las otras alternativas, cuales son los mejores métodos de adquisición, etc.
12. Administración de las compras: organiza y supervisa que se cumplan las actividades y las responsabilidades propias de las compras, la administración tiene la obligación de mantener informado...