sistemas de compras

Hacer compras inteligentes permite administrar estratégicamente las ganancias y contribuye de manera efectiva a la satisfacción del cliente.
Por: Jorge Alberto Reyes Caballero, M. en C. Económicas y académico de la Escuela Bancaria y Comercial.
¿Qué significa hacer compras?
Comprar algún bien o servicio implica aceptar una responsabilidad, ya que el hecho de encontrar el mejor precio y lacantidad necesaria, con buena calidad y tiempo, significa llegar al punto eficiente en el momento oportuno.
Por tal motivo, hoy más que nunca es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios fundamentales de la función de compras, con el fin de establecer una buena política de compras que permita adoptar las decisiones pertinentes, necesarias en toda empresa moderna.
¿Peropor qué es importante llevar a cabo una excelente compra?
Las compras representan una gran salida de dinero por parte del comprador, pero también pueden significar una inversión eficiente cuando esta decisión se toma en función de las necesidades internas y los deseos de los clientes. Lo importante es recordar que el hacer compras no implica estar peleado con la organización y el control.
Elobjetivo es satisfacer adecuadamente las necesidades del consumidor final (llámese cliente o empresa, cuando las compras son de uso interno) mediante una buena adquisición, tratando de mantener el balance financiero. Para hacer compras inteligentes se necesita reducir el impacto negativo en las decisiones de compra, administrando correctamente los gastos, para lo cual es importante que cada compradoranalice con cuidado cualquier oportunidad de compra.
La base de las compras efectivas es el control de los ingresos y egresos de la empresa. Para controlar los gastos que se realizan día a día es importante adoptar algunas buenas prácticas:
Contar con un encargado de compras
Implantar procedimientos adecuados
Tener un presupuesto estimado y proyectado
Considerar las cuentas por pagar en todomomento
Hacer uso de la tecnología para administrar las facturas y el inventario
Sacar las estadísticas fundamentales
Conocer a la perfección las temporalidades de tus productos para saber cuándo comprar más y cuándo comprar menos artículos
¿Cuál es la herramienta más efectiva para controlar las compras?
En la actualidad, el Plan de Compras es la técnica más utilizada para llevareficientemente el control de las mismas, ya que contiene el programa de las compras que se realizarán en un periodo determinado, ya sean materias primas, materiales terminados o hasta servicios.
Este plan se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información se incluye en los pagos que se realizarán a futuro, y se integra cada uno de losartículos que se necesitan en la empresa para producir bienes o hacer ventas y atender el mercado.
Los objetivos del Plan de Compras son los siguientes:
Establecer las cantidades de productos necesarios, para colocar las órdenes de compra en su debida oportunidad
Evitar el desabastecimiento de productos
Negociar con la debida anticipación los precios, las condiciones de pago y el servicio deatención que nos darán los proveedores
Notificar en tiempo a los proveedores, para evitar que se queden sin inventario suficiente para atender nuestra demanda
Avisar al departamento de finanzas sobre las necesidades de efectivo para pagar a los proveedores
Dar a conocer el manejo del inventario correcto
¿Cuál es la tendencia estratégica?
En los últimos años, los departamentos de compras de lasorganizaciones han visto una serie de avances respecto a las diferentes tecnologías de la información, lo cual ha permitido manejar sistemas más sofisticados e integrados; un ejemplo de ello son los ERP, que incorporan las grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema.
Existen varios modelos de sistemas ERP, cada uno con sus respectivas particularidades, lo cual permite que las...