Sistemas de información para la administración


Sistemas de trabajo del conocimiento y
de automatización en la oficina



El sistema de conocimiento ideal que podría englobar a las funciones de trabajo del conocimiento y de automatización de oficina, debería permitir la unión perfecta de creación, almacenamiento y comunicación de documentos, mensajes de voz y por escrito, imágenes y datos de cualquier punto de la institución acualquier otro.


La verdad es que hasta el día de hoy es casi imposible crear algo así.
En vez de tener tales posibilidades integradas, los actuales sistemas conocimientos cuentan con muchos dispositivos independientes automatizado, medios limitados para enlazarlos.



En la actualidad, sin embargo, la mayoría de los sistemas de nivel de conocimiento permanecen como ínsulas aisladasporque emplean dispositivos que no están enlazados entre sí.

Ejemplo de aplicación:

Tenemos Procesamiento digital de imágenes (tecnología que transforma los documentos e imágenes gráficas a una forma computarizada de manera que pueda ser almacenada, procesada y accesada por los sistemas de computo. :

Digitalizar las firmas.








Sistemas de información para la administraciónLos sistemas de información para la administración (SIA) ayudan a los administradores al seguimiento del adecuado funcionamiento de la institución y predicen su futuro desempeño de manera que puedan intervenir cuando las cosas no van bien. Los sistemas ayudan a la administración con el control de la institución.


La siguiente figura muestra cómo un SIA típico transforma información a nivelde operaciones de las áreas de inventarios, producción y contabilidad en sus archivos, que se utilizan para dar informes a los administradores.

Luego podría tener un informe de la siguiente forma:



Ventas por producto y por territorio de ventas

CLAVE DEL PRODUCTO
DSCRIPCION DEL PRODUCTO
TERRITORIO DE VENTAS
VENTAS REALES
PLANEADAS
VENTAS REALES V/S PLANEADAS
4469
Limpia/alfombra
Noreste
Sur
Medio oeste
Oeste
4.066.700
3.778.112
4.867.001
4.003.440
4.800.000
3.750.000
4.600.000
4.400.000
0.85
1.01
1.06
0.91

Total

16.715.253
17.550.000
0.95
5674
Refrescante de alcobas
Noreste
Sur
Medio oeste
Oeste
3.676.700
5.608.112
4.711.001
4.563.440
3.900.000
4.700.000
4.200.000
4.900.000
0.94
1.19
1.12
0.93

Total

18.559.25317.700.000
1.05






En la Ventana sobre Administración se describe un SIA utilizado por la Travelers Insurance Company para hacer el seguimiento de sus procedimientos de revisión de reclamaciones y para identificar los cargos médicos que se encuentran duplicados.

Características de los sistemas de información para la administración

1. El SIA da soporte a las decisiones estructuradas ysemiestructuradas a los niveles operativos y de control administrativos. Sin embargo, son también de utilidad para propósitos de planeación de¡ personal directivo

2. Los SIA en general se orientan hacia los informes y el control. Están diseñados para informar sobre las operaciones existentes y, por tanto, ayudan a proporcionar el control diario de las operaciones.

3. Los SIA dependen de losdatos existentes de la empresa y de los flujos de información.

4. Los SIA tienen poca capacidad analítica.

S. Los SIA ayudan a la toma de decisiones valiéndose de la información presente y la del pasado.

6. Los SIA son relativamente inflexibles.

7. Los SIA están orientados hacia el interior y no hacia el exterior.

7. Las necesidades de información se conocen y son estables.

8.Los SIA requieren de un largo proceso de análisis y diseño (del orden de uno a dos años).




El SIA sirve a los administradores interesados en los resultados semanales, mensuales y anuales; no para las actividades diarias.



Por ejemplo,
No se puede dar una instrucción al SIA para que "tome las cifras mensuales por código postal y los correlaciones con las estimaciones de ingresos...