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ALMACEN (COMPRAS)

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE SISTEMATIZACIÓN DE LA EMPRESA

El área de compras necesita del sistema de contabilidad que facilite, además de registrar los movimientos de operaciones de comprar, revisar de igual manera los otros movimientos del departamento de facturación.
De igual forma necesita de un sistema para el almacén, la cual le permita tenercontrol sobre todo lo comprado.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
El departamento de compras es la encargada de contactar a proveedores para las compras de los materiales o productos. De igual manera es la encargada de llevar el registro de inventarios y costos de ventas, esto incluye el control absoluto sobre la mercancía.
Compras tendrá sus catálogos de cuentas dentro del sistema contable, deigual manera hará sus pólizas de egresos y diarios, por cada sucursal y de la matriz. Para que contabilidad pueda contar con la información de saldos de cuentas por pagar. Inventarios y costos.
Al estar enlazado con la contabilidad por medio del sistema de información contable, este le permitirá al departamento contar con la información de la facturación para poder organizarse y realizar los pedidospara satisfacer la demanda. Al mismo tiempo esto le permitirá a tesorería tener conocimiento de los futuros pagos que tenga que hacer, pues a través de la red de contabilidad podrá obtener información de los pedidos que se hayan realizado.
De acuerdo a los pedidos, el departamento de compras vigilara al sub-departamento de almacén para poder recibir los pedidos a mas tardar a 10 am de la mañanade cada día siguiente del pedido y con esto pagar a mas tardar 4 días después de haber recibido el pedido.



REQUISITOS INICIALES PARA QUE FUNCIONE EL SISTEMA

1. Requiere de la adquisición de varios equipos de cómputo.
2. Contar con un almacén especializado para medicamentos y drogas.
3. Tener un buen sistema de contabilidad.
4. Tener un buen sistema de almacén (entradas y salidas).5. Tener enlenzado el sistema de compras con facturación.
6. Tener un sistema de control para las caducidades de los medicamentos.

POLÍTICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
1. Inventarios
a. El método de valuación de inventarios es autorizado por el supervisor de producción, el supervisor de costos y el contador.
b. El almacenista verificará y firmará el reporte del inventario físico 3días.
c. Las entradas y salidas de almacén, son verificados y firmados por el almacenista.
d. Los reportes de productos “bajo control” de las autoridades de salud deben estar verificados y firmados por el supervisor de almacén.
e. El supervisor de costos y el contador firman y autorizan el reporte de inventarios, que se irá a los Estados Financieros.
f. El almacenista se encargará de verificarla rotación de la mercancía próxima a caducar.
2. Compras
a. Las compras son autorizadas por el contador, y el gerente de compras
b. El reporte de mercancías es verificado y firmado por el supervisor de costos
c. El reporte de saldos de proveedores es verificado y firmado por el gerente de compras.
d. Los costos indirectos incluyen los gastos de fletes y acarreos.
e. El supervisor de costosfirma y autoriza el reporte del costo de ventas que se irá a los estados financieros.

FACTURACIÓN

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE SISTEMATIZACIÓN DE LA EMPRESA
El área de facturación y cuentas por cobrar necesitara de un subsistema de facturación que a la vez este contactado, junto con el equipo al servidor de la matriz, para que de este modo toda la información sobre la facturación puedaser transmitida al servidor, junto con los reportes e informes que se elaboran. Para esto será necesario que cada sucursal cuente con un modem inalámbrico que conecte los diferentes equipos con el servidor que se encontrara en la matriz central.
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
Las diferentes sucursales por medio del subsistema de facturación trasmitirá la información al servidor, a la vez que...