sistemas documentales

…Sistemas Documentales…

La Documentación…
La documentación es una disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en documentos de distinto tipo para hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla. La Documentación es una disciplina instrumental, ya que sirve a todas las demás ciencias para localizar Información necesaria parael avance del conocimiento.Tiene que ver con la Gestión del conocimiento, que es como utilizar cualquier clase de información y hacerla productiva o que dé el máximo beneficio, como si se tratara de otro bien económico.

Documentación de Sistemas…
La Documentación de sistema consiste en un conjunto de informaciónrelacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, lafuncionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otras palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un carácter técnico por excelencia,indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o su función. También es necesario indicar que muchas veces no se le da elprotagonismo que se merece, puesto que en la mayoría de los casos estadocumentación es muy escasa o nula, debido a la construcción y modificación delos sistemas de forma acelerada,consecuencias de la dinámica empresarial o quizás, el problema se encuentre del lado de los desarrolladores, programadores y administradores del proyecto de sistema, ya que como parte equipo de proyecto conocen a fondo el sistema y obvian a los futuros operadores y/o administradores del sistema.
Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informático que de adecuadamentedocumentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que entregue dichadocumentación obtenida a través del desarrollo del proyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir errores, hacer ajustes, entre otros.








Normalización…Muchas organizaciones siguen sus propios estándares y normativas dedocumentación: formato de los documentos fuentes, márgenes, cabeceras y pies, nomenclatura, etc.

Es importante tener la seguridad de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles. Obviamente el estándar debe ser apropiado y no una losa que nos implique más pérdidas que ventajas.

Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hastasu puestaen marcha, se genera una gran cantidad de documentos que, en muchasocasiones, se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.

Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación, sedesarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema para facilitar el mantenimiento del mismo.

La documentaciónde un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse.

La documentación se hará disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades. El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:

Concreto.

Preciso, definiendo los términos utilizados (añadir un glosario).

Utilizar párrafos cortos.Utilizar títulos y subtítulos.

Utilizar formas activas en lugar de pasivas.

No emplear frases largas que presenten hechos distintos.

No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia














Estándares Básicos de Documentación…

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o...