Sistemas y procedimientos de estudio

UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES. El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con la que se producen los cambios en todos los ordenes, en el político, económico, jurídico, fiscal y social, están obligando a idear procedimientos administrativos más dinámicos, mas fluidos yflexibles que a veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeño exacto y eficiente que aconseja la administración tradicional, a efecto de lograr valores programáticos que reclaman la unificación e integración de insumos complejos, tanto externos como internos. En la corriente del pensamiento administrativo, uno de los elementos mas destacados es el que se conoce con elnombre de “teoría de los sistemas”. AMBIENTE ADMINISTRATIVO: Todo sistema administrativo depende de su ambiente y de la necesidad de que las organizaciones tengan aptitud para sentir y responder a los cambios del mismo, a fin de lograr su sobrevivencia y desarrollo. La forma como se establecen los enlaces entre la organización y su ambiente es mediante los elementos cíclicos: insumo-procesoorganizacionalproducción-retroalimentación. Las transacciones que realiza la organización con estos enlaces varían en frecuencia, intensidad, duración y dirección, según la disposición que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente. Se destacan dos clases de ambiente: AMBIENTE INMEDIATO, CERCANO O ENFOCADO: se compone del grupo de personas, organizaciones y medio físico con las cuales laorganización tiene transacciones o contactos directos e intensivos, además de ser los que condicionan las circunstancias que afectan la asignación de recursos y la absorción de los productos. AMBIENTE DISTANTE, LEJANO O DIFUSO: se refiere a las fuerzas más amplias de la sociedad o las personas o entidades que influyen o tienen impacto en forma indirecta sobre la organización o en forma directa sobre elambiente inmediato. Entre las fuerzas, organizaciones e individuos que componen el ambiente distante de una organización se pueden mencionar: • • • • • • Las condiciones económicas generales Las tendencias demográficas El nivel tecnológico La estabilidad política El nivel cultural La estructura de otros sistemas no directamente relacionados.

El conocimiento y sensibilidad de la existencia de losambientes y de sus componentes y conducta son necesaria para que todo director o administrador pueda comprender con exactitud no solo los requerimientos del funcionamiento eficiente de la estructura interna, sino los que exige la relación de dependencia entre la organización y su ambiente, pues solo en ese forma podrá dar la debida respuesta a dichos cambios para asegurar el éxito de su acción.SISTEMA: es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos) relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. Es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa. El sistema se compone en: Elementos físicos: formas, reportes, equipo, material, papel. Elementos de información:datos, archivo de datos, instrucciones, procedimientos, medidas evaluaciones-comparaciones. Elementos humanos: quien, acciones tomadas, conexiones-interrelaciones. PROCEDIMIENTO: es la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.El procedimiento se caracteriza por no ser un sistema, por no ser un método individual de trabajo, por no ser una actividad especifica. METODO: es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones. ACTIVIDAD: Es un conjunto de actos o labores especificas (operativas) a realizar por un individuo. OPERACIÓN: es la división mínima del trabajo. Las operaciones pueden ser físicas o...