sistemas y procedimientos

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Sistemas y Procedimientos Administrativos, son la forma o manera en la cual se basan las empresas para la administración de los negocios y para desarrollar sus tareas. La elaboración de formularios le es de gran utilidad, pues, estos guían y controlan el trabajo. La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la altagerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios,así como desechar procedimientos anticuados. El libro es una excelente guía para los interesados en establecer los sistemas y procedimientos en su organización, de modo que persigan el logro de un objetivo común con arreglo a procedimientos establecidos.
Según Barisch, Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella
CARACTERÍSTICAS
- No son deaplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
-Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
-Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
-El Globalismo: Sabemos que los sistemas están formados por distinto número de piezas o recursos que trabajanconjuntamente para lograr un solo fin en común, cuando una de las piezas que integran el sistema se ve afectada, es altamente probable que afecte o produzca algún cambio en los otros recursos que integran el sistema.
-El Propósito: Como su mismo nombre lo indica, todo sistema posee un propósito o una meta en común, que trabajando conjuntamente se puede lograr de manera más sencilla y forzandomenos cada una de las piezas que integran el sistema.


IMPORTANCIA
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como seria de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando seordenan de un solo modo.
- Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.
- Promueven la eficiencia y la optimización.
- Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo deben ejecutarse.
FUNCIONES
La unidad de sistemas y procedimientos, es la unidad departamental dentro de la organización que se encarga de conocer todos los problemasorganizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean. Apoyándose en las técnicas específicas corrientes, por propia iniciativa, por encargo de algún sector directivo o dentro deun plan general de trabajo.

Funciones de la unidad de sistemas y procedimientos:
Las funciones inherentes al área de sistemas y procedimientos son las que se detallan a continuación:
1. Estudio de la Estructura
2. Análisis de las funciones
3. Estudio de los procedimientos
4. Diseño de formularios
5. Redacción de manuales
6. Ordenamiento de oficina.

UBICACIONES
En organizacionespequeñas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes (Dueños), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo. Lo mas común es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anárquica y con pérdidas de beneficios para...