Sistemas Y Procedimientos

Sistema administrativo
El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos).
Entonces, el sistema administrativo, comprende el conjunto de las funciones administrativas (Planificación y dirección ycoordinación, organización, ejecución, control y análisis, evaluación) ejercidas en todos los niveles de la organización interinstitucional.
Es a través del Sistema Administrativo que se trasmitan, registran y conservan los soportes de información mediante los cuales se comunican documentadamente las decisiones que impulsan los actos físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además se le utilizapara recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos y retransmitirlos a los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los resultados de la ejecución de sus órdenes, cerrando de esta manera el circuito de retorno, conocido como proceso de control.
Tipos de Sistemas Administrativos
- Operacionales: Captan, procesan y reportan información de carácter repetitivo,con pasos lógicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la fabricación de calzado y posteriormente se la puede unir o pespuntar.
- Directivos: La información no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o selección. Por ejemplo, optar por diferentes alternativas de información para llegar a la mejor toma de decisiones.
- De control: Mecanismos utilizados para queun sistema funcione de acuerdo a los objetivos deseados. Por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real y la presupuestada.
- Informativos: Manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión de acuerdo con los objetivos establecidos, ejemplos, las actividades que desarrolla el departamento desistemas como el control del sistema “red computacional” de una empresa.
Importancia de los sistemas administrativos.
La importancia de aplicar los sistemas administrativos en una empresa es que tiene una función sinérgica la cual consiste en unir las acciones simultáneas de las partes separadas produciéndose un efecto total mayor que el de los efectos de las partes independientemente.
Función yobjetivos de los Sistemas Administrativos
Cuando los sistemas administrativos cumplen con los siguientes objetivos o condiciones, se puede decir que cumplen con su función primordial que es la de permitir que las políticas y estrategias de la organización tengan concreción real alcanzando los objetivos y resultados planteados:
1) Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se lasnecesita. Todos los actos tienen que llevarse a cabo dentro del plazo planeado o considerado óptimo para su concreción. P.Ej.: una empresa necesita aprovisionarse de los elementos necesarios para producir, es eficiente el sistema administrativo si consigue que los elementos comprados estén disponibles en la fecha en que se los necesita. Si llegan anticipadamente, implica un costo innecesario deinmovilización de esos activos; no tenerlos en el momento adecuado implica paros en la línea de producción. Lo mismo pasa cuando se producen informes contables, Un balance, por ej., con mucha demora la información no oportuna se transforma en letra muerta.
2) El costo del sistema debe insumir la menor cantidad de recursos posible. Un sistema administrativo es eficiente cuando además de cumplir con susfunciones requiere una erogación menor para operarlo que los beneficios que genera su ejecución. Es posible observar que existen sistemas administrativos que por su alto costo pueden llegar a perjudicar la economía de la empresa. P. Ej.: un sistema informático para llevar el Stock actualizado de elementos de bajo valor unitario, (Clavos, tornillos, etc.), puede llegar a ser superior al de los...