Sistemas y Técnicas de gestión de archivos

Administración Pública

TEMA 8: SISTEMAS Y TÉCNICAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

EL ARCHIVO
Concepto de archivo
(Ley del Patrimonio Histórico Español):
“Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos
por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, lacultura, la información y la gestión administrativa.”
(...)
“Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan
ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.”
Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los “conjuntos orgánicos de documentos”)
como las instituciones donde se conservan dichos fondos (porejemplo, el Archivo General de
Indias).
Debe entenderse por “documento” el concepto en sentido amplio que se dio en el tema 7: es decir, la
información en cualquier soporte (papel, celuloide, magnético, etc.).
Como puede verse, la actividad de las “instituciones culturales” que reúnen los archivos tienen tres
finalidades básicas respecto a la documentación:
Reunir: deben agrupar toda ladocumentación específica de su área en su mismo archivo, a fin de
facilitar su localización.
Conservar: deben evitar que dichos documentos se extravíen o deterioren, realizando las tareas de
restauración que fuesen precisas.
Ordenar: deben organizar la documentación de forma que se facilite su localización.
Difundir: la misión última de un Archivo, es poner a disposición de los interesados susfondos, e
incluso promover su conocimiento.

Clases de archivos
Según la titularidad de la institución:
•

Públicos (como los de las Administraciones Públicas).

•

Privados (por ejemplo, los eclesiásticos: los registros parroquiales, por ejemplo).

Por el ámbito territorial:
•

Locales.

•

Regionales.

•

Generales o Nacionales.

Por la antigüedad de la documentaciónconservada:
•

De Gestión.

•

Centrales.
1

Administración Pública

•

Intermedios.

•

Históricos.

Esta última clasificación responde al proceso de almacenamiento de los documentos en la
Administración Pública atendiendo a su antigüedad. El proceso se explica en el párrafo siguiente:

Fases de conservación de los documentos
Archivos de gestión
En él se conservan los documentosque están en tramitación, en expedientes que permanecen
abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están
próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el
expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente.
Archivos centrales
Aquí están los expedientesdefinitivamente cerrados, pero que aún podrían consultarse en búsqueda
de antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la
Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial.
Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años, pasados los cuales, se
transfieren al archivo siguiente.
Archivos intermedios
Aquí estánlos documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se van clasificando de cara a su
interés histórico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos
archivos que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la eliminación del
resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el Archivo General de la Administración (Alcalá
deHenares) para los documentos de la Administración Central, y los Archivos HistóricoProvinciales, para los documentos de las administraciones periféricas del Estado (Delegaciones de
Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.) Los archivos se conservarán por un periodo de diez a
quince años. Los que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.
Archivos históricos
Aquí van a parar aquellos...