Sistemas

5.1. Introducción a la administración de proyectos de información.
5.1.1. ¿Qué es un proyecto?
Cuando escuchamos el vocablo proyecto nos vienen a la mente diferentes acepciones tales como:
Trabajo final de carrera,

Conjunto de documentos que conforman la especificación técnica de un bien o servicio a desarrollar. Una vez construido se le conoce como planos o especificaciones.

Formade organizar el trabajo, que consiste en planificar el curso de las tareas que se realizarán, con el objetivo de obtener un bien o servicio determinado, y controlar el seguimiento de esta planificación, para evitar las desviaciones. Aun en el caso de haber desviaciones se deberá adaptar el plan de modo que se alcancen los objetivos propuestos.

La definición de proyecto que da el ProjectManagement Institute (PMI) es: “Un proyecto es un esfuerzo temporal acometido para crear un único servicio o producto. Temporal quiere decir que todo proyecto tiene un comienzo claro y un final claro. Único significa que el producto o servicio es diferente de alguna forma clara de todos los productos o servicios similares.”
Como hemos visto, el concepto fundamental de lo que es un proyecto se centra enel producir o alcanzar un bien u objetivo. Además se le asocia a características tales como:
Existe un objetivo claro.
Se puede identificar un conjunto de tareas que necesario realizar.
Las tareas no son habituales.
Las tareas tienen que realizarse de forma ordenada.
Es necesaria la intervención de varias personas.
Es necesaria la intervención de especialistas.
Se utilizaranrecursos de diversos tipos.
Existen limitaciones en los recursos.
El presupuesto es limitado.
El objetivo se tiene que alcanzar en plazo de tiempo limitado.
Tiene una fecha de inicio y otra de final.
Se requiere una planificación.
El producto final tendrá que cumplir las especificaciones.
Se desea un determinado nivel de calidad en el producto.

Como se ve son muchas lascaracterísticas que hemos enunciado. Habitualmente nos encontraremos con proyectos de diversas envergaduras, desde proyectos en los que hará falta la colaboración de muchas personas, y las que tendremos que solicitar su participación con la antelación suficiente para que organicen sus agendas, hasta aquellos en los que prácticamente un par de personas mantendrán reuniones con los clientes y realizan todo eltrabajo.
A veces es difícil establecer una línea divisoria entre lo que es un proyecto y lo que no lo es.
Así, si vamos de visita a casa de un amigo, este nos muestra el ordenador nuevo que se ha comprado y tratando de explicarle como funciona el access, hacemos una miniaplicación que le sirva para tener catalogados sus libros, ¿podríamos decir que hemos realizado un proyecto?, la respuesta esque no, hemos creado un producto, pero de forma accidental.
En cambio, si en la empresa en la que trabajamos, se nos pide que realicemos un sistema para soportar el catalogo de los libros de ésta, lo que supone consultar con los usuarios potenciales, con idea de especificar la aplicación (proceso de recepción de libros, prestamos,...) y se nos pide que hagamos una evaluación del coste eneconómico y los plazos de entrega, nos encontraremos con una realidad diferente.

5.1.2. ¿Qué es la gestión?
Podemos comenzar por ver lo que dice el diccionario de la Real Academia Española:
gestión. Acción y efecto de gestionar. ...
gestionar. Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
Estas definiciones enmarcan el significado de las palabras, pero cuandoentramos en la de gestión de empresas, nos encontramos todo un mundo de autores y definiciones. No contradicen lo anterior, pero mientras algunos autores (Fayol) se centran en las tareas de la dirección (funciones) o los procesos de la gestión, otros se centran en el funcionamiento de las empresas desde las visiones mecanicistas del trabajo (Taylor, ...) incluso nos encontramos con humanistas...