sistemas

¿Qué es un Sistema? 
Un sistema es un plan práctico y completo (usando datos) para generar, coordinar y controlar las actividades de una organización. Aunque es concebible que un individuo tenga un "sistema" al estar trabajando solo, es preferible abstenerse de usar la palabra sistema para describir un trabajo unipersonal. Un sistema puede planearse o simplemente crecer a partir de algunanecesidad, la gente con su inevitable sentido común puede desarrollar un sistema, aunque nadie lo haya planeado, no necesariamente será la mejor manera de alcanzar un objetivo, pero el sistema podría funcionar. No obstante lo anterior, los sistemas que no son planeados tienen muy pocas posibilidades de cumplir aun alto grado las expectativas de una organización. 
Así pues, si vemos el sistema como unplan (un plan para hacer el trabajo), éste debe incluir todos los elementos de planeación y coordinación para llegar a su ejecución a un nivel de perfeccionamiento. Debe incluir el elemento humano, con sus habilidades, idiosincrasias y características personales, políticas (expresas y/o tácitas), el elemento físico, como el equipo de oficina, maquinaria, espacio físico y el elemento deinformación, los canales adecuados de comunicación, reportes y la automatización como el más importante de los vínculos que transportan información. 
Como se podrá observar, un sistema no es forzosamente un desarrollo en un plan automatizado, es un número de rutinas que se envuelven en procedimientos y el conjunto de estas acciones da el matiz al "sistema".
No confundamos a un sistema con un procedimiento,al usar estos indistintamente como anotamos líneas arriba; un procedimiento es una parte del sistema, esto mismo al hacerse general es un reflejo escrito del "sistema invisible", pero tengamos muy presente que sólo el sistema es el todo. 

Sistemas Vs. Utilidad

Por lo tanto, un sistema es un elemento muy valioso para cualquier organización; puede no proporcionar directamente una utilidad comotal, pero en cualquier organización que debe organizarse para sobrevivir y prosperar, es el sistema el que proporciona los instrumentos con los que las organizaciones pueden tomar las decisiones acertadas y dirigir la acción hacia el éxito. 
Algunas veces escuchamos el término de "sistemas", cuando la gente se refiere a aquellos que se procesan a través de una computadora, pero esa gente estáequivocada, pues no comprenden el verdadero concepto de "sistemas". El enfoque de sistema automatizado es apenas una pequeña parte de un todo que es el sistema. Siendo que si un sistema fuera sinónimo de computadora, esto implicaría que muchas organizaciones que pueden carecer de ellos no podrían tener sistemas. 
Pero dado que actualmente existe internet, y que la mayoría de los lectores de estaslíneas tienen computadora, trataremos el enfoque sistémico desde un ambiente automatizado. 

Sistemas automatizados

Hemos mencionado que existen sistemas planeados y naturales, y que ambos podrían funcionar, pero hay una gran diferencia en el grado de esfuerzo para que éstos lleguen rápidamente al objetivo. En la mayoría de los sistemas no planeados hay un gran desperdicio de tiempo y por endeson de un alto costo y aunque sigan siendo sistemas, les cuesta mucho llegar al objetivo. 
Por lo anterior, y viendo que las organizaciones cuentan con un grupo diferente de agrupaciones con distintos propósitos y metas, trataremos a los sistemas como específicos y a un gran concentrado de éstos en sistemas generales, por lo cual es necesario, para que éstos obtengan su fruto, que exista unaplaneación adecuada de ellos y una normatividad dada de sus reglas de operación, así como la planeación adecuada para la elaboración de dicho sistema, viéndolo desde un plan de automatización. 
Cualquier sistema que se precie de serlo, debe tener como sus objetivos principales el apoyo al elemento humano para: controlar, generar acción, proveer información, usar eficientemente los recursos, fijar...