Sobrecostos

Hay una serie de técnicas que se pueden aplicar para tratar de frenar el sobre-costo yvolver al presupuesto original.
1. Pronosticar de forma continua el presupuesto.
Un proyecto llevado a cabo sin la gestión de control de costo y técnicas de proyecciones de presupuesto, probablemente estará en lista para un posible sobre-costo. Una supervisión del presupuesto hecha frecuentemente evitaestos problemas. Un presupuesto controlado con tiempo con un 10 por ciento de desvío es mucho más fácil de corregir que uno descubierto más tarde con un 50 por ciento. Las posibilidades de mantener el proyecto en línea a través de las frecuentes revisiones del costo es mucho mayor que si hacemos el presupuesto y nos olvidamos de él.
2. Control e intercambio de recursos
Los gerentes de proyecto debenrevisar el número de personas que actualmente estántrabajando en el proyecto y el futuro uso de recursos que se requiera sobre una base semanal. Asegurarse de que se están utilizando plenamente los recursos que tiene y que dispone de los recursos adecuados listos para el resto del proyecto. Otro aspecto a considerar es el rendimiento del equipo. Probablemente una baja motivación oconflictos hagan caer el rendimiento esperado y demoren mucho más en realizar las tareas pronosticadas, con lo cual no sólo trae aparejado un “overrun” de tiempos sino además de costos.
Una técnica que se utiliza para reducir la duración de un proyecto es intercambiar los recursos inexpertos y menos productivos por otros más productivos y con más experiencia. Sin embargo, cuando se trata de unasituación de sobre-costos la motivación
es diferente. Verificar si hay recursos menos costosos que se puedan asignar a las actividades en lugar de recursos más caros. De hecho, si la restricción de costos es más importante que la del tiempo, podría terminar el proyecto un poco más tarde a un costoreducido. Del mismo modo verificar si conviene desde el punto de vista de costos realizar las tareascon recursos propios o externalizarlo a terceros. (“Recursos propios o contratados ?” ).
3. Eliminar o Reemplazar los costos no laborales
De ser posible tratar de utilizar materiales, suministros o servicios menos costosos de lo que originalmente se habían presupuestado. Ejemplos: utilizar cadena de hoteles con descuento en lugar de alojamientos más caros, utilizar el hardware existente en lugarde actualizar las nuevas máquinas, entrenar al cliente con cursos basados en computadora, en lugar de la formación a través de instructores, reducir costos de viajes, etc. . En cada uno de estos casos, se está tratando de satisfacer la necesidad original, pero mediante el uso de una alternativa menos costosa.
4. "Tolerancia Cero" a los Cambios
Esta técnica puede aplicarse para ayudar a remediarun proyecto que tiene sobre-costo o excedido en tiempo. Muchos proyectos comienzan con una tendencia a gastar de más, ya que hacen más trabajo que el originalmente comprometido. Esto podría ser el resultado de una mala gestión de control de cambios al alcance, o podría ser que se están efectuando cambios pequeños debajo de la pantalla de nuestro radar. El Gerente de
Proyecto debe trabajar conlos clientes y los miembros del equipo para asegurarse de que ningún trabajo no planificado sea solicitado o trabajado, incluso si es de sólo una hora.
Toda la energía debe ir a la reducción de costos y completando sólo el trabajo principal que se acordó.
5. Utilizar el Buffer de Contingencia
Esta es una buena opción si tiene suerte de que su presupuesto inicial haya incluído unacontingencia para dar cuenta de la incertidumbre y el riesgo asociado a su estimación. El cálculo de esta contingencia se explica detalladamente en la gestión de los riesgos, aunque otra forma de considerarlo es a través de Pert, MonteCarlo o simplemente incluir una contingencia de un porcentaje razonable del total del presupuesto. Dado que la contingencia la calcula el Gerente de Proyectos es...