Sociales

El acta
Etimológicamente es el participio plural del verbo latino “agere” (hacer) y significa “los hechos”, aunque otros sostienen su raíz árabe, que significaría, atadura. En consecuencia cuando hablamos de acta como documento escrito, significa volcar en un papel con el fin de documentar y hacer valer como documento probatorio aquellos acontecimientos que puedan necesitar ser comprobados porser dudosos, cuestionables o trascendentes.
Mediante las actas, que deben estar confeccionadas con ciertas formalidades y datos que permitan la individualización de lo queremos perpetuar, se resume lo más destacado de lo tratado en una reunión, en una Junta, los resultados de elecciones, los hechos más sobresalientes de personas destacadas, las calificaciones de alumnos, los resultados deun concurso, etcétera. Son datos generalmente imprescindibles en un acta; la fecha, lugar, y hora de su redacción. En general, las actas se transcriben en libros foliados, y muchas veces rubricados por autoridad competente, para que certifique su cantidad de folios. Estos libros destinados al efecto, son llamados precisamente, Libros de Actas, y se firman por todos los intervinientes en la reunión, aefectos de testificar su comparencia y acreditar la veracidad de lo expuesto por escrito.
Cuando interviene un notario o escribano público en la confección de un acta se denomina acta notarial y hace fe pública de lo acontecido en su presencia. Por ejemplo, si queremos denunciar a alguien que nos está perjudicando, supongamos el caso de que nos priven el ingreso a un sitio público, y concurrimos conun escribano que hace constar en acta, que lo que decimos es cierto, ese acta nos sirve para iniciar una causa contra quien nos impidió el acceso, siendo suficiente elemento probatorio.

Características que debe reunir un acta
Un acta deberá puede contener los siguientes apartados:
Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
Cuando el acta lo formaliza una determinadasociedad, deberá figurar el nombre de ésta.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).
Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que éstos se relacionen por orden de tratamiento.
Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, perotambién se podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resultavinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la autorización correspondiente.
Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada enreunión.

ESTRUCTURA DEL ACTA

Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.
• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:
En Azua, a las 8 de la nochedel día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...
• El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo:
lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.
• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con...