Software

MANUAL TECNICO


SOFTWARE CONTABLE


Objetivo:
Con la base de datos obtenida, crear los reportes de los Estados Financieros (Balance de Comprobación, Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados) para facilitar el análisis de los resultados obtenidos al final del periodo contable.

MANUAL DE INSTRUCCIONES
CONTENIDO
Tema
Soporte Técnico ………………………………………………………… 1Objetivos ………………………………………………………… 2
Tablas ………………………………………………………… 5
Formularios ………………………………………………………… 14
Consultas ………………………………………………………… 18
Reportes ………………………………………………………… 30


SOPORTE TÉCNICO:
Por favor comunicarse con su Asesor Técnico asignado
Al 1800 - 222 222







Se recibe la información en Excel:
1. Plan de Cuentas.
2. Transacciones con susrespectivos detalles y fechas.

De acuerdo a la necesidad se van a crear tres tablas.
1. Plan de cuentas
2. Transacciones
3. Detalle de Transacciones

Para lo cual procedemos a verificar que el debito y el crédito este cuadrado. Con $ 3,820.612.97 al debito y al crédito.
Hacemos una tabla dinámica para contar las transacciones, se cuenta con 539 transacciones.



Con la información recibidaprocedemos con la creación del archivo de Access.

Crear un archivo en Access
OBJETIVO:
Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesitaalmacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos biendiseñadas similares a la que va a diseñar.

Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistasnecesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero.









Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.


Crear Tablas :en la Barra de Herramientas, haga clic en la opción crear, tabla.
En la vista Diseño de la tabla, haga clic en la opción Ver – Vista de Diseño y creamos los nombres de los campos y el tipo de datos que vamos a necesitar como tamaños de los campos, mascaras, si el campo es o no requerido.

Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Nota: No tiene que definir una claveprincipal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no define una clave principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal automáticamente al guardar la tabla.
Cuando esté preparado para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación, escriba un nombre para la tabla que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access....