Solicitud De Materiales Y Utiles De Oficina

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
“SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA”

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
SECCIÓN DE ALMACÉN

Páginas:
2 de 26
Fecha:
28/04/2004Procedimiento:

“Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina”

OBJETIVO
Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la
solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por
la Sección de Almacén General a las distintas unidades de la Institución, además de
establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del
proceso ygarantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN
- Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de
Almacén General.
-

Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas).

-

Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS
- Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina (Forma 411-12).
- Nota de Devolución deMateriales y Útiles de Oficina al Almacén General
(Forma 411-13).
- Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras
(Forma 411-14).
- Nota de Entrega (Forma 411-15).

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Fecha:
28/04/2004

Procedimiento:

“Solicitud deMateriales y Útiles de Oficina”

NORMAS
1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de
oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del
resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas
y académicas que conforman la Institución.
2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envíode
materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de
Almacén General.
3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de
Materiales y Útiles de Oficina.
4. La Sección de Almacén General deberá enviar a la unidades solicitantes el
Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente.
5. La Sección de Almacén General mantendrá un Calendario de Pedidos deMateriales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y
financieros.
DE LA SOLICITUD
6. Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse, únicamente, con
el formulario digitalizado Forma 411-12.
7. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina, si no se
ha recibido la correspondiente Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina.UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
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Procedimiento:

“Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina”

8. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina, manuscritas o en
máquina de escribir.
9. Toda Solicitud de Materiales y Útiles deOficina deberá contener:
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Código de la Unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante .
- Ubicación física de la Unidad Consumidora.
- Nombre dela persona que recibirá el material.
10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la
unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén
General a las Unidades Consumidoras” (Forma 411-14), con las observaciones
pertinentes.
11. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institución que presente
problemas para su proceso, deberá...