SOLUCI N

SOLUCIÓN

ACTIVIDAD # 1


1. ¿En qué consiste la función asistencial de la secretaria (o)?
Recepción de documentos.
Atender llamadas telefónicas.
Atender visitas.
Archivo de documentos.
Cálculoselementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Estar al día de la tramitación de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y dereuniones.
Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria deoficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
2. ¿Quéimportancia tiene las habilidades de comunicación para desempeñar esta labor?

a INICIAR Y TERMINAR UNA COMUNICACIÓN: Es tan importante como la adecuada recepción de visitantes, por teléfono opersonalmente. Para lograrlo es necesario estar enterado del acontecer nacional e internacional y documentarse de todo lo relacionado con la misión y objetivos de la empresa y del sector a que pertenece.
bESCUCHAR ACTIVAMENTE: escuchar atentamente facilita sin duda ofrecer respuestas más acertadas. Por tanto es necesario esperar q que la otra persona termine de dar la información o concretar su idea.Si el mensaje no es claro es preferible pedir respetuosamente aclaración o ampliación.
c DAR Y SEGUIR INSTRUCCIONES: Es importante que quien coordine el trabajo de otros o da instrucciones pararealizar una labor sea preciso, si va tomar decisiones en grupo es conveniente:
Dar la oportunidad a todos los integrantes de expresar sus ideas y sugerencias
No presumir del cargo ni pretender lucirsecon sus conocimientos
Utilizar un lenguaje positivo
Dejar de lado la ironía y el sarcasmo
Respetar las ideas de los demás así no se esté de acuerdo
d EXPRESAR AGRADECIMIENTOS Y FELICITACIONES:...