Soluciones de ECM

Soluciones de ECM: Soluciones de Gestión de Contenidos Empresariales.
Modelo EDRM: Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos y Registros Empresariales. Soluciones EDRM: Soluciones de Gestión de Documentos Electrónicos y Registros Empresariales.
SIGD (Sistema de Información para Gestión Documental): Siglas con las que se ha denominado la futura solución de EDRM.
Record o Registroempresarial: algo (información, documento) tangible, grabado en cualquier medio, que ha sido creado, recibido y mantenido como evidencia de forma clara de una decisión o una acción de una organización o persona, en el ejercicio de sus obligaciones legales, en la realización de sus actividades o que sirve como memoria histórica para ser recordada.
Expurgo: Acción de destruir documentos.
Expurgables:Conjunto de documentos susceptibles de destruir porque su plazo de vigencia (legal, administrativa,…) ha caducado o carece de valor.
Transferencia: Acción de transportar documentos de una ubicación de archivo físico a otro.



Como hacerlo, proyecto, objetivos, caso de negocio, Diagnistico, cierre de brechas, etc


Al tener la característica de gran organización con un elevado número de clientes,proveedores y trámites internos, la cantidad de documentos que se mueve entre los distintos participantes del proceso (internos y externos) es muy elevada.

Esta cantidad de documentación hasta hace relativamente poco tiempo, era plasmada en soporte papel. COOMEVA no es ajena a los problemas de índole documental y de archivo físico que supone y afectan hoy en día a cualquier organización por el usocontinuado de este tipo de soporte. El aumento vertiginoso del volumen de información que interviene en los procesos electrónico (conocidos también como “documentos o records electrónicos”), ha incrementado el riesgo potencial de esta problemática, pues ha producido una pérdida de control sobre la responsabilidad y la estructura de los sistemas tradicionales pensados sólo para el papel.

Hoy endía, conviven como herramientas de trabajo de su nuevo sistema de negocio documentos en papel, hojas de cálculo, correos electrónicos,… que exigen cada día más una gestión eficaz y un mayor control para garantizar el cumplimiento de las responsabilidades adquiridas por la empresa. Muchos de estos documentos – por ejemplo, los correos electrónicos, el contrato de abastecimiento y saneamiento firmadopor el cliente o notas tomadas en una conversación telefónica – no pueden ser almacenados con las aplicaciones tradicionales que sólo registran datos estructurados. Y sin embargo, en la mayoría de los casos estos documentos y la información que contienen, constituyen la base de la comunicación y de toma de decisiones en el ámbito empresarial. Si dichos documentos no se controlan y archivanconvenientemente, puede convertirse en un foco de riesgo significativo para la empresa, y derivar, incluso, en problemas financieros ó de otra índole como puede ser la involucración en un proceso sancionatorio.

Este control de la información, datos y documentos en las compañías viene respaldado por el aumento de la legislación y controles regulatorios que se está produciendo en el mercado, y el grupono está ajena a ello. Por todos es conocida la obligación legal y fiscal que tienen las empresas de guardar físicamente durante determinado periodo de tiempo algunos documentos.

Hoy en día, leyes como XXX, permiten el almacenamiento de los documentos en cualquier medio o soporte siempre que se utilicen medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección yconservación de éstos.

Por otro lado, el surgimiento de leyes como XXX, obligan a las empresas a que traten los datos de forma adecuada, máxime si son datos de carácter personal, y a que se adopten las medidas necesarias de índole física, organizativa o lógica con objeto de poder garantizar la seguridad de los mismos.

Así mismo, a efectuar rectificaciones o cancelaciones de los datos cuando...