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Lean Office - Mejora de Procesos Administrativos
“Lean Office = Oficina Esbelta”, es la aplicación del Lean Manufacturing a los procesos administrativos. Que tiene el sentido de eliminar los despilfarros y quedarnos con lo estrictamente necesario: el Valor Añadido.

Eliminando Despilfarro y dedicándonos por tanto a la creación de Valor Añadido (aquello que verdaderamente demanda el Cliente)conseguimos incrementar la Productividad.

¿Por qué es importante la Productividad en los Procesos Administrativos?
Ser productivo es ser competitivo. Para ser competitivo es necesario sobresalir en el mercado, y eso sólo se consigue mediante un constante incremento de la productividad.

Estudio en el Instituto de Producción y Automatización de Stuttgart (2006) | 32% de las actividadesrealizadas en las oficinas eran Despilfarro. | 51% Procesos inadecuados |
| | 31% Entorno inadecuado (por ejemplo, desorden) |
| | 18% Otras causas |

Objetivos generales
Calidad | Coste | Servicio |

Objetivos secundarios
Reducción de existencias | Reducción de plazos de entrega (Throughput time) | Aumento de la Motivación del Personal |

La consecución de estos objetivos puede ser:* Aumento de la productividad * Reducción de costes * Ahorro en material de oficina * Reducción de defectos * Aumento de la capacidad de reacción | * Aumento de la polivalencia (menos necesidad de “expertos”) * Información más clara (y única para todos) * Mayor orden * Mayor espacio disponible * Etc. |
 
Implantación
Posible proceso de implantación del Proceso de MejoraContinua en los Procesos Administrativos.
1. Definición de las Expectativas del Cliente
2. Definición del Proceso
3. Introducción del Principio de Flujo (FLOW)
* Gestión de tareas Gestión del papel Gestión de ficheros
4. Introducción del Principio de Tracción (PULL)
5. Introducción de la Filosofía de Mejora Continua (KAIZEN)
 
1- Definición de las Expectativas delCliente
1ª pregunta: ¿Quién es nuestro cliente?
Cliente es aquel a quien va destinado el resultado de nuestro trabajo. No necesariamente hablamos del „cliente final“ (o cliente externo). Puede tratarse de un cliente interno.
Tengamos en cuenta que no todos nuestros clientes tienen la misma importancia. En un entorno comercial podemos clasificarlos según el volumen de ventas que suponen. En otroscasos tendremos otros criterios.  Debemos tratar de atender a todos nuestros clientes, pero siendo también conscientes de quién es quién.
2ª pregunta: ¿Qué valor crea nuestro proceso para el cliente?
Para responder a esto debemos escuchar al cliente.
El cliente espera de nuestro producto o servicio satisfacer una serie de necesidades:
* algunas serán implícitas (como que un informe oficial nopuede enviarse manuscrito)
* otras serán explícitas (como que el soporte que se ha pedido para el informe es PDF)
* y otras están fuera de esta clasificación pero igualmente le satisfacen o le deleitan (como que el informe incluya gráficos (no solicitados) que faciliten su interpretación)
Aquellas operaciones de nuestro proceso que contribuyen directamente a crear ese producto o servicioque el cliente espera son las que añaden Valor. Todo lo demás es Despilfarro, y como tal debe ser eliminado o como poco reducido.
 
3ª pregunta: ¿Nos otorgaría un cliente su atención, su tiempo, su información o su dinero sin un motivo importante para hacerlo?
 Evidentemente no, pero los procesos administrativos pueden llegar a proporcionar al cliente información, capacidad de decisión sobretemas importantes (como es qué quieren y qué no quieren), formación técnica...
4ª pregunta: ¿Pagaría un cliente por nuestras actividades administrativas?
 El cliente sólo paga por el valor. Nuestras actividades administrativas generan valor y el cliente paga con su tiempo, su información, su atención y finalmente su dinero.

 
2- Definición del Proceso 
A la hora de entender nuestros propios...