Soportes Contables

SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

SOPORTES CONTABLES:
Los soportes contables son los medios escritos con los cuales puede justificarse una transacción u operación comercial realizada por el ente económico o empresa.
Que son los soportes contables?
Los soportes son de gran importancia no solo por la comprobación o justificación de la transacción sino que además se constituyen en un elementoesencial para el registro en la contabilidad. Son una prueba integra y verificable por terceras personas.
Clases de soportes
Existen gran variedad de comprobantes que permiten dejar pruebas escritas de las operaciones o transacciones realizadas por la empresa. Estos comprobantes además pueden ser de carácter interno o externos y es casi imposible dar una clasificación completa de todos ellos.Comprobantes Internos
Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la empresa para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su gran mayoría se diseñan de acuerdo con la necesidad de información o los parámetros específicos de control.
Algunos ejemplos de ellos son: Recibos de caja, recibo de caja menor, comprobantes de egreso, facturas de venta, notascrédito, comprobantes de diario o de resumen, nominas, notas de contabilidad, informe de recepción o entradas de almacén, salidas o remisiones de almacén, órdenes de compra, pedidos.
Recibo de caja o comprobante de ingreso
Este comprobante se utiliza para dar ingreso a caja de todos los dineros recaudados por cualquier concepto, ya sea en dinero efectivo, cheques o comprobantes de ventas con tarjetadebito y crédito. Este documento para efectos de control, debe elaborarse en original y una copia. El original deberá ser entregado al cliente o persona que efectue el pago y la copia queda para el registro en contabilidad.
Ejemplo: Gamma Ltda. Recibe la cancelación de la factura numero 0375 el 16 de junio del año 01, a nombre de Arias Ltda. Por valor de $4.580.000 de los cuales recibe$4.000.000 con el cheque número 610023 del Banco Latino y el saldo en efectivo

Recibo de caja menor
En las empresas se generan con mucha frecuencia gastos por conceptos como transporte urbano, fotocopias, envío de correos, que son de menor cuantia y para los cuales es poco práctico elaborar cheque. Para ellos se acostumbra crear los fondos de caja menor o caja chica con su correspondiente reglamentode manejo respecto a las cuantias máximas, conceptos y reembolsos.
Para el control de estos fondos se utiliza los formatos o vales de caja menor que se detallan a continuación. Este comprobante se elabora en original solamente y deberá anexarse al formato de reembolso correspondiente.
Ejemplo: El 18 de junio del año 01 se paga la suma de $21.500 por concepto de implementos de aseo a la súpertienda La Despensa.

Comprobante de bancos o de egreso
Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es aconsejable que todos los desembolsos se efectúen con cheques. Se recomienda que en ningún caso se efectue desembolsos en efectivo, con excepción de los pagos de menor cuantia para los cuales seutiliza caja menor.
A estos comprobantes deberán anexarse los soportes que justifique dicho pago; por ejemplo: facturas, cuentas de cobro, copia de contratos, pagares etc. Debidamente cancelados con un sello de pagado por lo general se elaboran original y dos copias asi:
* Original para contabilidad
* Primera copia para el consecutivo
* Segunda copia para el beneficiario del pago
Lapersona que recibe el pago deberá firmar el original del comprobante con su correspondiente identificación.
Ejemplo: El 5 de agosto del año 01, Inversiones Gamma Ltda. Paga a Ofertas Ltda. La factura Numero 034 por valor de $458.000 con el cheque numero 453261del Banco Latino

Facturas de Venta
Este comprobante se utiliza para acreditar las transferencias de dominio de los bienes objetos de la...