soportes

COMPAÑÍA TRAVEL SCHOOL LTDA
MANUAL DE FUNCIONES
AUXILIAR CONTABLE
OBJETIVO
Registrar correcta y oportunamente todas las transacciones de venta e ingreso de la oficina de acuerdo con los estándares y políticas de la compañía.

FUNCIONES DIARIAS
1) Previo al proceso de facturación o de caja, crear en el sistema los clientes a los cuales se va generar facturas o recibir dinero por depósitos.2) Previo a la facturación verificar que los proveedores de servicios turísticos a los cuales se les va a registrar la venta, se encuentran dentro del listado de proveedores autorizados, en caso negativo informar al Asesor Comercial y suspender la facturación.
3) Previo a la facturación verificar que las ventas con crédito tengan el correspondiente formato de autorización de la Gerencia, encaso negativo solicitar el documento correspondiente al Asesor Comercial como requisito para facturar.
4) Previo a la facturación de nuevas Agencias y cuentas comerciales, verificar con el Vendedor Externo y/o Gerencia, la comisión otorgada.
5) Previo a la facturación de Planes verificar que el formato de liquidación esté completa y correctamente diligenciado. En caso negativo devolver al AsesorComercial para su corrección.
6) Elaborar facturas de venta y de comisión de acuerdo con los procedimientos definidos por la compañía.
7) Generar facturas de comisión a aerolíneas y otros proveedores por negociaciones de tarifas aéreas.
8) Generar recibos de caja por pagos entregados por los clientes en efectivo y cheque (depósitos y cancelación de facturas).
9) Identificar saldos en facturas ycausas, hacer por ajustes por diferencia en cambio, e informar a Gerencia los saldos que quedan en cartera.
10) Generar notas de contabilidad para registrar los pagos realizados por los clientes por transferencia o consignación directa al banco.
11) Aplicar a las facturas de venta los recibos de caja por depósito entregados por los clientes de acuerdo con instrucciones, por escrito, de losAsesores Comerciales.
12) Coordinar la consignación diaria en las cuentas bancarias de la oficina, de los valores recibidos en efectivo y cheque.
13) Elaborar e imprimir comprobantes de egreso por pagos en dólares en efectivo a proveedores.
14) Generar notas crédito por reembolso de servicios y aplicar el valor correspondiente a la cartera del cliente o solicitar a Tesorería el pago en cheque segúncorresponda.
15) Generar a diario informes de caja (dólares y pesos), con sus soportes para revisión de Subgerente.
16) Archivar el informe de caja con sus soportes.
17) Generar al final del día informes de control para del Subgerente:
a) Reporte diario de ventas, del día y acumuladas al la fecha por unidad de negocio
b) Cartera del día
c) Descuentos autorizados
d) Generar salto de tiquetesde Servincluidos
e) Depósitos del día
f) Saldo en caja y saldo en bancos
18) Archivar copia de las facturas generadas en el día y el correspondiente reporte diario de ventas.
19) Ingresar el stock de tiquetes de Servincluidos al sistema de Back Office.
20) Solicitar a contabilidad la contabilización de egresos para el pago a proveedores y terceros en dólares y pesos.
21) Solicitar aMayoreo Cúcuta el pago a hoteles de Isla Margarita
22) Preparar transferencias en dólares a proveedores, esto incluye, liquidación y coordinar la diligencia con el banco.
23) Imprimir comprobantes de egreso y elaborar cheques para pago aproveedores y terceros.
24) Coordinar las labores de mensajería, programar y hacer seguimiento a las diligencias solicitadas por Gerencia, Subgerencia, DirecciónComercial, Asesores Comerciales, y Secretaria de Gerencia. Y hacer seguimiento al resultado de las mismas.
25) Actualizar las hojas de trabajo, o cuadro consolidado de ventas realizadas CavaT.

FUNCIONES SEMANALES
1) Generar los informes semanales para control de Subgerencia
a) Estado de cuenta de depósitos
b) Cartera total por vencimientos
c) Saldo de tarjetas de crédito sin descargar en...