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ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
SISTEMAS Y NORMAS
Optativa
Créditos: 6
ROFESORES: EDUARDO PEIS; ANTONIO A. RUIZ RODRÍGUEZ
OBJETIVOS:
1. Determinar las principales causas que han provocado la escasez de desarrollo normativo en los archivos y percibir los beneficios que puede aportar. Saber que el porceso normativo debe afectar a todas las áreas del trabajo archivístico, desde los conceptos y laterminología hasta la tecnología, pasando, naturalmente, por las operaciones.

2. Conocer los distintos niveles de normas posibles y comprender que todos son suceptibles de ser desarrollados y aplicados en el mundo de los archivos.
3. Comprender la importancia de la normalización de las operaciones y, dentro de ellas, la descripción.
4. Avanzar en el estudio de normas de tecnología de lainformación (sobre todo metalenguajes como SGML).
5. Determinar el papel que juegan en la actualidad las denominadas tecnologías de la información y las consecuencias que tiene y puede tener su aplicación generalizada sobre los métodos de trabajo y sobre la forma del documento fundamentalmente. Saber cómo afecta y puede afectar todo ello a los sistemas para la gestión/tratamiento de los registros..
6.Aprender qué se puede considerar un registro electrónico y determinar sus principales características. Conocer cómo se pueden gestionar/tratar este tipo de registros y cuál puede ser la tendencia futura.
7. Saber en qué consisten y determinar la importancia de los modelos metadatos en este contexto.
8. Comprender el modelo EAD, sus posibilidades de aplicación y las ventajas de su utilización.1. El archivo y documentación:
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:
Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y elmueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para lecumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
Elmaterial de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.
Clases de archivos:
Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento:
Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez puedenser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar...