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III.- DISTINCIÓN DEL DOCUMENTO PÚBLICO Y EL PRIVADO
Antes de pasar a desarrollar la definición y clasificación de los documentos, resulta oportuno señalar la distinción existente entre documento e instrumento.
En ese sentido, la doctrina imperante es la que precisamente distingue el documento del instrumento; siendo que el primero, es el género, mientras que el segundo es la especie. Documentoes el término general, comprensivo de cuanto consta por escrito o gráficamente, como un contrato, un libro, una carta, un plano, una fotografía, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido.
En cambio, recibe el nombre específico de instrumento el escrito que contiene una manifestación o acto que debe surtir efectos jurídicos. En sentido estricto, entonces, el instrumento es undocumento escrito. De allí que todo instrumento es documento, pero no todo documento es instrumento.
Definición del Documento
Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza, lec-ción”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”. El sentido actual está docu¬mentado en castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de “lo que sirvepara enseñar”, luego “escrito que contiene información (para enseñar)” y finalmente “escrito que contiene información fehaciente.
Según Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos jurídicos. Según la afirmación deBorjas que los “instrumentos, documen¬tos, títulos escritos y escrituras, son vocablos sinónimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuación cualquiera”. Igual afirmación hace Feo que “en nuestras leyes usan a veces las voces genéricas documento, o instrumento, título, o escritura, como equivalentes; y así las emplea la prácticacorroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia”.
Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito, público o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando así lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente quemantiene el vínculo con el pasa¬do, señalando cómo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.
Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representación objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las marcas, signos, contraseñas y literales, las escrituras designadas a compro¬bar una relación jurídica, para las quese reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que según su pensamiento no hay sinonimia entre los términos, sino más bien responden a conceptos diferentes, porque el documento es el género, y el instrumento una de sus especies.
Clasificación
• A. Por razón de la persona de que emana. Es la principal, la más importante. Se clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicosen el desempeño de sus funciones y documentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas privadas.
• B. Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad probationem, según generen el acto y constituyen la única forma de reconocer la existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de esteacto, que se puede acreditar también por cualquier otro medio probatorio.
• C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.
Elementos Esenciales
En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido:
• A. La cosa. Es el...