Ssecretarias

Técnicas Secretariales
Cada día son más las tareas y responsabilidades que se le delegan al Asistente Ejecutivo, éste se ve obligado a mantenerse actualizado en nuevas habilidades y competencias. Se habla de asistentes multifuncionales, con conocimientos en idiomas, herramientas de informática, negocios, recursos humanos, contabilidad, marketing, gestión empresarial, compras, inversiones,finanzas, etc., la lista de requisitos imprescindibles aumenta notoriamente.
He aquí una breve descripción de algunas funciones encomendadas al Asistente Ejecutivo en sus tareas diarias:

* Iniciar expedientes y tramites
* Evitar y derivar llamadas o visitas inoportunas
* Gestión interna de expedientes
* Registración de movimientos internos
* Gestión de expedientes ante la Mesa deTrámite – recibo
* Clasificación y decreto de pases
* Tramitación de asuntos ingresados o generados en el área (notas, memorandos, recursos, etc.)
* Atención de consultas externas e internas
* Atención al público interno y externo
* Atención de consultas telefónicas
* Elaboración y entrega con notificación de certificados y constancias
* Publicación y difusión de lasdecisiones adoptadas por la Administración
* Corroboración y reclamo de notificaciones
* Actualización de índice y archivo
* Armado de listados con circulares para cada una de las áreas
* Confección de lista para notificación por parte de cada área
* Realización de memos
* Autorización de claves a nuevos usuarios
* Registración de notificación del personal de lasresoluciones de la Administración
* Seguimiento de notificación electrónica a funcionarios con reserva de cargo, en comisión y con becas en el exterior, por telegramas o a domicilio
* Reclamación de notificaciones al personal fuera de la empresa cuando exceden los plazos
* Información regular a los servicios sobre las medidas implementadas para incorporar en su funcionamiento pordisposiciones de la Administración
* Mantenimiento del Prodoc’s interno de la Secretaría
* Gestión de correspondencia, repartir lo que ingresa para toda el área
* Asistencia al Gerente y Jefes en la coordinación de citas y reuniones
* Elaboración de notas, solicitudes y respuestas a organismos externos
* Administrar la recepción, distribución y expedición de las comunicaciones
*Fotocopiar la documentación
* Ejecución de pedidos de útiles y de servicios del Area de conformidad con los procedimientos establecidos
* Control de recepción de pedidos y su posterior guardado
* Control y mantenimiento del stock necesario de materiales para todo el área
* Elaboración de proyectos de resolución de pago de licencia generada y no gozada
* Elaboración de proyectos derenuncias y ceses
* Elaboración de proyectos de préstamos de vivienda
* Elaboración de proyectos para acumulación de cargos
* Comunicación de acumulación de cargos a la Universidad de la República
* Elaboración de proyectos de horarios especiales
* Velar, en lo pertinente, por la confidencialidad de la documentación del Area
* Mantener actualizada y custodiar la Bibliotecadel área
* Elaboración de cartas de renuncia para la Caja de Jubilaciones y Pensiones Bancarias
* Recepción de facturas para su conformación y autorización de pago
* Realización del Inventario y sus controles posteriores
* Notificación de calificaciones y recursos de revocación y jerárquicos
* Proceso de captura de firmas de actas de las diferentes Comisiones
* Recepción deconstancias de votos de elecciones universitarias, nacionales, etc.
* Coordinar con otros servicios la ejecución de trámites
* Recepción y trámite de formularios de Liquidaciones para Garantía de alquileres
* Relevamiento de expedientes que se encuentran en el área por implementación del expediente electrónico
* Coordinar con Asesoría Jurídica citas para cancelación de préstamos...