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Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar como estudiante del énfasis de Documentación y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las normas de archivo yel manejo de los documentos de una empresa. He aquí algo interesante:
Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatarhechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de lainformación de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
Reunir de formaordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando seanecesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventajadel archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
Los archivos pueden ser:
ACTIVO: Conformadopor los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que se encuentren pendientes de consulta o solución.Semiactivo:
Formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuente.
Archivo pasivo
Esta formado por los documentos activos cuya consultaeventual permite que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia puede tener empleo en lo administrativo