Stakeholders

Identificar Stakeholders... ¿Por qué molestarse en esto?
Por Mary Ann Crow, PMP [ Acerca de la autora] Bajo el nombre “Identificar Stakeholders”, el PMI decidió exaltar esta actividad como un nuevo proceso en la Cuarta Edición del PMBOK®, ya que es uno de los más importantes para establecer las bases tempranas dirigidas a la posterior planificación, ejecución, así como monitoreo y control de lainformación y comunicación del proyecto, para alcanzar el éxito en éste. Este proceso debe hacerse en la fase de inicio del proyecto para que las salidas claves del Registro de Stakeholders y la Estrategia de Administración de los Stakeholders sean usadas asociativamente en el proceso de Gestión de la Comunicación conocido como Manejo de las Expectativas de los Stakeholders. Primero, revisemosalgunas cosas básicas para entender la administración de los stakeholders:

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Los stakeholders son todas aquellas partes que podrían ser impactados positiva o negativamente al término del proyecto Los stakeholders pueden ganar o perder a través del éxito o fracaso del proyecto Los stakeholders pueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectarán su forma de ejercer influenciasobre el proyecto y sus entregables Los stakeholders serán afectados por los resultados del proyecto

Es imperativo identificar a todas las personas y organizaciones que serán impactadas por el proyecto y posteriormente documentar la información relevante respecto a sus intereses, participación e impactos sobre el éxito del proyecto. En este ámbito, el PMBOK sugiere usar dos salidas tempranaspara la identificación de stakeholders en el proyecto:

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La primera disponible es la salida proveniente del desarrollo del Acta Constitutiva del Proyecto, la cual puede contener una lista de los clientes, patrocinadores, ejecutivos, equipo del proyecto o entidades que son externas al desarrollo de la organización participante en el proyecto. Aquí es recomendable sostener un encuentro porseparado con los personajes identificados en el acta y preguntarles si conocen de otros que puedan figurar como stakeholders. Si el proyecto es el resultado de una actividad de aprovisionamiento o está basado en un contrato establecido, es importante usar los documentos de adquisición para identificar todas las partes dentro del contrato que podrían ser stakeholders claves para el proyecto. Losproveedores que participan en el contrato también podrían ser considerados para la identificación de los interesados en el proyecto. Usar un contrato hace el proceso un poco más fácil, ya que las diferentes interfases del contrato deberían ser enlistadas.

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El acta constitutiva del proyecto y las indicaciones de los documentos de aprovisionamiento de los interesados solamente pueden darse al grupode stakeholders. Por lo tanto, procederemos a definir con mayor precisión otras posibilidades de stakeholders y lo que se necesita para saber sobre éstos. El PMBOK sugiere usar una herramienta de Análisis de Stakeholders y una técnica para recoger información que determine quién de los interesados debería ser considerado a lo largo del proyecto. Analizar a los interesados ayuda a definir el lugarpara cada stakeholder, así como sus funciones. El anáslisis de stakeholders es una herramienta de modelo de clasificación que ayuda identificar y determinar el impacto o apoyo que cada stakeholder podría generar y entonces es utilizado para clasificar a éstos y así precisar la información para la Estrategia de Administración de los Stakeholders, la cual es una de las salidas de este proceso.¿Qué necesitamos saber sobre los stakeholders?, se requiere conocer diferentes niveles de datos acerca de los interesados identificados para poder manejar apropiadamente las relaciones con ellos y establecer un Plan de Comunicaciones. Estos son los factores claves que se deben recoger de los stakeholders:

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¿Quién es el stakeholder por su nombre?; No identificar a algún stakeholder como...