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Subsistema documental de la contabilidad

Hernando Bermúdez Gómez1

“Los jóvenes que aspiran a puesto digno en el comercio, deben conocer la gramática, en especial la ortografía, para poder expresarse con corrección; la aritmética comercial para resolver con exactitud las operaciones; la geografía para saber los puntos de producción de los efectos, las vías de comunicación y costo detransportes; algo de numismática para conocer las monedas de los diversos países y distinguir las legítimas de las falsas; algo de legislación civil y criminal, siquiera para saber dudar y consultar.
Les recomendamos que sean puntuales, activos y corteses, y les encarecemos la necesidad de una perfecta honradez; el joven que por una bagatela compromete su porvenir, es un necio digno de una suertedesgraciada. Todo individuo que maneja dinero debe llevar cuentas escritas, sin dejarse vencer de la pereza. El que no lleva cuentas escritas tiene todas las probabilidades de un fracaso en sus negocios. El comerciante debe ser hombre de lápiz, es decir, que calcula y compara con cantidades escritas, no al poco más o menos.”2
Contenido
Subsistema documental de la contabilidad1
Introducción 5
Finalidadde este ensayo 5
Noción de Derecho Contable 5
Noción de Regulación Contable 6
Noción de Sistema Contable 8
Un sencillo diagrama 13
El documento y el registro contable 15
Recordando a Gertz 15
El documento 19
Introducción a la noción de documento 19
Elementos esenciales del documento 21
La escritura 22
La autoría 22
El soporte documental 23
La Memoria del Mundo 24
El documento electrónico 25Algunas explicaciones sobre la retención de datos mediante computadoras 29
La computación electrónica y los sistemas de información 35
Algunas ideas adicionales en torno a los ERP 37
Tres características del documento 41
Autenticidad 41
La firma 42
Protección de la integridad y veracidad de un documento 43
El registro contable 44
El hecho económico 44
Noción de hecho económico 44
Identificación delhecho económico 44
Reconocimiento del hecho económico 45
Hechos jurídicos y hechos económicos 46
Requisitos para poder reconocer un hecho económico 48
Asiento en los libros 49
La teneduría 49
Oportunidad del asiento 50
Contabilidad al día 51
Forma de hacer los asientos 52
Los soportes 62
La legislación anterior 62
La legislación actual 64
Origen externo o interno de los soportes 67
Fecha de lossoportes 68
Firma de los soportes 68
Idioma de los soportes 69
Registros a partir de los soportes 69
La factura 70
Los títulos valores 73
El contenido de la factura 74
La correspondencia 75
Los planes de cuentas 80
Algunas ideas generales 80
Régimen legal en Colombia 89
Los comprobantes 93
El sistema de comprobantes 93
La función administrativa de la contabilidad 93
Descripción del sistema decomprobantes 96
Uso los soportes como comprobantes 97
La legislación actual 98
El Código de Comercio 98
La norma reglamentaria 100
Jurisprudencia 102
Los libros 105
Los libros necesarios u obligatorios 106
Los tres libros explicados por Pacioli 106
Los libros obligatorios en el Código de Comercio Terrestre 106
Los libros en el Código de Comercio vigente 115
Los libros de comercio y los libros decontabilidad 115
Exigencias sobre los libros de contabilidad 116
Libros obligatorios 118
Los libros en las normas reglamentarias del Código de Comercio 121
Breve historia del reglamento actual 121
Determinación de los libros a través de sus finalidades 122
Tres variables 123
¿Diario y mayor? 129
Los libros y la cuenta de capital 129
Libros auxiliares 130
Libros en establecimientos de comercio 130
Librosen las microempresas y en las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad 130
Libro de inventario de mercancías 132
Función múltiple de un libro 133
Explicaciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública 133
Regulaciones expedidas por la Superintendencia Financiera 136
Regulaciones expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria 139...