sucesorio en sede notarial

La Gaceta N° 213 – Miércoles 03 de noviembre 2010

DIRECTRIZ Nº 01-2010 DEL 14/10/2010

JUSTICIA Y PAZ
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

Consejo Superior Notarial de la Dirección Nacional de Notariado.—San José, a las trece horas diez minutos del diecisiete de mayo de dos mil diez.
Por disposición expresa del artículo 131 del Código Notarial, los notarios públicos deben entregar alArchivo Judicial para su custodia definitiva, los expedientes de procesos de actividad judicial no contenciosa una vez concluidos. Para tal efecto, se han utilizado diversas formas, por ello, a fin de unificar dicha entrega, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 22 aparte i) del referido Código, el Consejo Superior Notarial de la Dirección Nacional de Notariado, en coordinación con laJefatura del Archivo Judicial, con la finalidad de unificar dicho trámite, emite la presente directriz, en la cual se adjunta para facilidad del notario, ejemplos sobre la confección de la carátula, el índice de actuaciones y el formato a utilizar cuando se autoriza a un tercero para entregar el expediente, dicha directriz se denomina:

INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE EXPEDIENTES
DE ACTIVIDAD JUDICIALNO CONTENCIOSA
TRAMITADOS EN SEDE NOTARIAL,
EN EL ARCHIVO JUDICIAL
Este Instructivo se ajusta a la normativa contenida en el Código Notarial para la actividad no contenciosa, así como los pronunciamientos emitidos con anterioridad por la Dirección Nacional de Notariado y las disposiciones internas del Archivo Judicial.
SOBRE LA CARÁTULA Y LA CONTRATAPA
Tanto la carátula como la contratapadeben confeccionarse en cartulina gruesa tamaño legal. La información a consignar debe hacerse directamente en la superficie de la carátula y será la siguiente:
a) Número de expediente (4 dígitos) Ejemplo: 0001, 0002...
b) Año de inicio (4 dígitos) Ejemplo: 2008, 2009...
c) Tipo de proceso que se tramita.
d) Nombre completo del Notario.
e) Número de carné.
f) Nombre completo de lossolicitantes. En el caso de sucesorios, debe indicarse el nombre del causante, interesados, legatarios, herederos y cesionarios.
g) Fecha de inicio.
h) Fecha de conclusión.
i) Reserva de espacio en la parte inferior, para consignar por parte del Archivo Judicial el número de remesa y archivo. Ver ejemplo de carátula.
La numeración continua, indicada en el punto a), está dispuesta por el artículo 131del Código Notarial.
RESPECTO AL ÍNDICE
Después de la carátula se incorporará el ÍNDICE el cual no requerirá foliarse; en éste se indicará cada actuación y otros documentos, con el folio en el cual se encuentra. Ver ejemplo de índice en anexo.
SOBRE LA FOLIATURA
Cada hoja o página que se incorpore al expediente, sean originales o certificaciones, deben llevar en la esquina superior derecha, elnúmero de folio respectivo y el sello blanco del notario. No deben incorporarse al expediente copias simples de un mismo documento.
RESPECTO A LA CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE
Los folios que van integrándose al expediente, deben colocarse entre la carátula y la contratapa; se sujetarán con un amarre o cosido, similar al utilizado en los expedientes judiciales, NO DEBEN UTILIZARSE PRENSAS, GRAPAS OGOMA.
Al disponer el artículo 130 del Código Notarial, que en este tipo de procesos, las actuaciones notariales son extraprotocolares, el notario deberá utilizar su papel de seguridad; salvo que se trate de documentos privados que se le presentan al notario.
En caso de que no poder agregar al expediente, el original de un documento, se adjuntará copia certificada de éste, con indicación delmotivo que impide contar con el original.
DOCUMENTOS CERTIFICADOS: Cuando se trate de documentos certificados por alguna institución, estos se deben coser al expediente, previo a ello, debe adherirse con goma, al reverso del documento o en el extremo superior izquierdo, la boleta con los timbres, a fin que no se desprenda y evitar su extravío. Se debe foliar la certificación y la boleta con los...