Sugerencias para mejorar las reuniones.

Sugerencias para mejorar la efectividad de las reuniones

Las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de actividades. Las reuniones son necesariaspara mantener la comunicación, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave en una organización ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan deproblemas, intercambia información, planifica, entre otras.
Muchas personas contemplan las reuniones como una pérdida de tiempo; otras las ven como una manera improductiva de pasar el tiempo. Algunaspersonas tienen tanta aversión a las reuniones que se sienten estresados y llenos de ansiedad en cuanto saben que tendrán que asistir a una. Adicionalmente se suma un sentimiento de frustración y depérdida de tiempo cuando no tienen resultados concretos.
Obstáculos principales
Algunos de los principales motivos por los cuales las reuniones fallan son:
1. Falta de preparación preliminar dela reunión
2. Ausencia de objetivos concretos y enunciados
3. Fallas en la conducción o el liderazgo: para establecer un clima adecuado de colaboración
4. No establecimiento de agendas ymetas
5. Carencia de reglas de participación
6. Roles no definidos o contrapuestos
7. Conflictos de intereses entre los participantes
Desde algún punto de vista más general se observa queson fallas en la comunicación las que entorpecen las reuniones alargando su duración y no se traducen en acciones. La gente pierde tiempo, aplica mal sus habilidades y se mete continuamente ensituaciones de conflicto.
Alternativas de solución
La decisión reunirse debe fundarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de losresultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.
Las reuniones no se celebran con el propósito de que la gente se reúna; se celebran (presumiblemente) para conseguir algún objetivo...