Técnicas de archivo

EL CONSOLIDADO

Cuando existen muchos apellidos con CH.
Se archiva aparte la letra C y aparte la letra Ch
En el caso de la Ñ
Ñopo……….3
Ñandú……..1
Ñina………2

1. Consolidar todas las reglas
Tercera Regla Excepción (*)
Tercera Regla (No se considera)

NUMERACION:
Regla No. 01……………….20
Regla No. 02……………….20
Regla No. 03……………….20
Regla No. 04……………….20
Regla No.05……………….20
Regla No. 06……………….20
Regla No. 07……………….20
Regla No. 08……………….20
Regla No. 09……………….20
Regla No. 10……………….20
TOTAL……………………..200
EL ARCHIVO

Definición:




Sistemas:
A) Alfabético : Nombres
B) Asuntos : Tema de lo que trata
C) Geográfico : Lugares
D) Numérico : Código
E) Mixto :

Objetivos:
Clasificación y Ordenamiento de los documentos
Proporcionar información inmediataReglas de Clasificación:

Son 20 Reglas





REGLA No. 01

Nombre de Individuos

Definición:
Elaborar un cuadro con la relación de nombres, deben ser separados pero en desorden y por unidades y por unidades comenzando por el segundo apellido.

Ejemplos:
1) Verónica Rodríguez Salas
1 2 3

2) Marco Antonio Valdivia Lazo
1 2 3 4REGLA No. 02

Orden Alfabético

Definición:
Considera el alfabeto de la A a la Z
No se considera CH, LL, Ñ, RR.
Primera letra voy a la segunda y si es igual voy a la tercera, así sucesivamente
Ejemplos:
Castillo 1 Corrales Castilla López
Castro 2 Cortés Castilla Mendoza
Chávez 3 Coaguila Castilla Zapata
Chirinos 4 Costa Castilla CarpioCortés 5 Copa
Cupre 6


Castillo Carpio Juan
Castillo Carpio Manuel


Indicaciones:

Archivo Descendiente

“La Primera Unidad se escribe todo en mayúscula y se coloca una coma después de la segunda unidad”


Ejemplo:

RAMOS López, José

REGLA No. 03

Apellidos Solos o Con Iníciales

Definición:
Así como hay nombres completos de individuos, hay otros que no tienenestas partes
Primero se archiva el apellido solo seguido el nombre y el apellido del individuo y tercero el apellido inicial. Debe considerarse el sentido común, al menos a más sin que afecte el orden alfabético horizontal

Ejemplos:
REGLA EXCEPCION

TORRES Z, Luis ….3 TORRES Juan ….3
TORRES Juan ….2 TORRES B, Luis ….2
TORRES ….1 TORRES ….1



No se usa:

TORRES B,Luis ….3
TORRES Juan ….2
TORRES ….1





REGLA No. 04

Apellidos con Prefijos

Definición:
Son aquellos formados por de, del, de las, de los, la, entre otros.
De tener más de uno de estos casos se recomienda acumular los nombres por prefijo pero considerando el orden alfabético vertical y horizontal. El prefijo forma una unidad de clasificación con el resto de apellido comopor ejemplo: ”De Rivero”.
Ejemplos:
En desorden:

1. De los Puertos
2. De los Ríos
3. De la Riva
4. De la Cruz Rojas, Manuel
5. Del Castillo
6. De Cabana
7. La Rosa
8. De Rivero
9. Del Carpio
10. De las Casas
11. De los Puentes
12. La Puente

En Orden:

12) La Rosa
11) La Puente
10) De los Ríos
09) De las Puertas
08) De las Fuentes
07) De las Casas
06) De la Riva
05) Dela Cruz Rojas, Manuel
04) Del Castillo
03) Del Carpio
02) De Rivero
01) De Cabana
REGLA No. 05

Apellidos Completos

Definición:
Son aquellos formados por dos apellidos simples. Son compuestos cuando se separa con un guión y cuando se trata de un individuo se considera como unidad de clasificación.
Cuando estos apellidos intervienen en el nombre de firmas comerciales sin nombrede persona se consideran como unidades separadas.
Ejemplos:
Pedro Torres-CalderónDíaz
TORRES-CALDERONDíaz, Pedro
1 2 3

TORRES-CALDERON y compañía

TORRES-Calderóny Cía
1 2 3

En desorden:

TORRES-GONZALES, Luis
TORRES-Calderón y Cía
TORRES-Linares S.A.
Torres Calderón Díaz, Pedro
En Orden:

4) TORRES-Calderón y Cía
2) TORRES-Linares S.A.
3)...