Términos De Archivo

ARCHIVO: Conjunto de documentos generados como producto de una gestión por lo general institucional que una vez han cumplido su trámite se deben conservar organizadamente.

ASUNTO: Tema, motivoo argumento de que trata una unidad documental.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Son las etapas sucesivas que atraviesa el documento, desde su producción hasta su eliminación o integración a unarchivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es la labor mediante la cual se establecen series que componen cada agrupación documental de acuerdo con la estructura orgánica de la empresa. Y sebasa en los principios de procedencia y orden original.

SERIE: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una empresa en cumplimiento de una funcióndeterminada.

TIPO DOCUMENTAL: Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas reflejadas en un determinado soporte. Es decir el nombre que reciben los documentos.UNIDAD DOCUMENTAL: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerados un documentos que hacen parte de un expediente.

VALOR PRIMARIO: Es el valor que representanlos documentos para la entidad que los produce desde el punto de vista administrativo o legal, contable o fiscal.

VALOR SECUNDARIO: Es el que presenta la información desde el punto de vista dela investigación, del pasado o de la historia.

ORDENAR: Operación archivística que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas

CLASIFICAR: Permite alidentificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes teniendo como base el organigrama.

TRAMITACIÓN: Mientras responde o da solución al asunto que looriginó.

FONDO: Es el conjunto de documentos de una empresa sin tener en cuenta su forma, soporte o fecha de creados.

FECHAS EXTREMAS: Corresponde al primer y último documento archivado a esa serie.