tablas de retención documental

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DEFINICION E IMPORTANCIA
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
*Facilitan el manejo de lainformación.
*Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
*Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
*Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
*Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
*Regulan las transferencias de los documentos enlas diferentes fases de archivo.
*Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
*Permiten el manejo integral de los documentos.
*Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
*Ayudan a controlar la producción y trámitedocumental.
*Identifican y reflejan las funciones institucionales.
*Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
*Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

DEFINICION E IMPORTANCIA
Remisión de los documentos del archivode gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes aentidades públicas del nivel central del orden nacional.
Las transferencias documentales permiten:
- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en lasdependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y,finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación.

Archivo de gestión o de oficina
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste dependefundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de suproducción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se...