TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Páginas: 2 (298 palabras)
Publicado: 5 de mayo de 2014
6.1 ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DELA TRD
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General dela Nación es el instrumento mediante el cual se reglamenta e implementa la metodología de elaboración,actualización y seguimiento de las Tablas de Retención Documental para las entidades estatales, se encuentra dividido en cinco etapas:
6.1.1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentesdocumentales
En esta primera etapa se debe compilar e investigar la información institucional producida o recibida en ejercicio de sus funciones, para ello se utilizan herramientas como la aplicación deencuestas a los productores de los documentos.
6.1.2 Análisis e interpretación de la información recolectada
Análisis de la producción y trámite documental.
Identificación de los valoresprimarios de la información: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecimiento de los tiemposde retención o permanencias de las series y subseries documentales en cada fase de archivo.
Valoración documental, frecuencia y consulta de los documentos.
Determinación de destino final de ladocumentación, ya sea para su conservación total, selección o eliminación.
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
El jefe de archivo preparara lapropuesta de TRD de la entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.
El Comité de Archivo Nacional avala la propuesta de TRD.
6.1.3 Aplicación
LaSecretaría General a través del Comité de Archivo Nacional expide acto administrativo que ordene su aplicación ante los servidores públicos del ICBF.
Sensibilización y capacitación a todos losservidores públicos del ICBF.
Las transferencias documentales primarias y secundarias, se adelantaran teniendo los plazos establecidos en la correspondiente TRD.
6.1.4 Seguimiento y actualización...
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General dela Nación es el instrumento mediante el cual se reglamenta e implementa la metodología de elaboración,actualización y seguimiento de las Tablas de Retención Documental para las entidades estatales, se encuentra dividido en cinco etapas:
6.1.1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentesdocumentales
En esta primera etapa se debe compilar e investigar la información institucional producida o recibida en ejercicio de sus funciones, para ello se utilizan herramientas como la aplicación deencuestas a los productores de los documentos.
6.1.2 Análisis e interpretación de la información recolectada
Análisis de la producción y trámite documental.
Identificación de los valoresprimarios de la información: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecimiento de los tiemposde retención o permanencias de las series y subseries documentales en cada fase de archivo.
Valoración documental, frecuencia y consulta de los documentos.
Determinación de destino final de ladocumentación, ya sea para su conservación total, selección o eliminación.
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
El jefe de archivo preparara lapropuesta de TRD de la entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.
El Comité de Archivo Nacional avala la propuesta de TRD.
6.1.3 Aplicación
LaSecretaría General a través del Comité de Archivo Nacional expide acto administrativo que ordene su aplicación ante los servidores públicos del ICBF.
Sensibilización y capacitación a todos losservidores públicos del ICBF.
Las transferencias documentales primarias y secundarias, se adelantaran teniendo los plazos establecidos en la correspondiente TRD.
6.1.4 Seguimiento y actualización...
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