Tablas De Retencion Documental
Páginas: 21 (5176 palabras)
Publicado: 24 de abril de 2012
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:
La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte dela información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con lasnecesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
PROCESOS TECNICOS
El desarrollo delos principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación.
Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cada uno.
1. Identificación
La identificaciónpermite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.
Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar ydescribir.
La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así:
FONDO SECCION SUB-SECCION
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menorrango.
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental:
SIMPLE (Acuerdo, Resolución)
SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA
(Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurídicos)
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipodocumental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
2. Valoración
El objetivo de la Valoración es proteger el PatrimonioDocumental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.
La Valoración en el ciclo vital
Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas...
Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:
La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte dela información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con lasnecesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
PROCESOS TECNICOS
El desarrollo delos principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación.
Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cada uno.
1. Identificación
La identificaciónpermite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.
Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar ydescribir.
La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así:
FONDO SECCION SUB-SECCION
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menorrango.
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental:
SIMPLE (Acuerdo, Resolución)
SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA
(Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurídicos)
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipodocumental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
2. Valoración
El objetivo de la Valoración es proteger el PatrimonioDocumental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.
La Valoración en el ciclo vital
Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas...
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