tablas de retencion documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la produccióndocumental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar losprocesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.
2.Analisis De La informacion Recoplectada

3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción yanexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN


Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboraciónde Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series ysubseries.
PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
– Código dela Oficina
– Código de la Serie
– Código de la Subserie
– Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
Paso 6: Ordenación
• Ordene cada uno de las unidades documentales(asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
Paso 7: Depuración
• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:
• Duplicados
• Constancias
Paso 8:Foliación

Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
Paso 9: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que...