Tablas de retención documental
Entregado por:
John Mario Vargas
Tablas de Retención Documental
SENA
Gestión administrativa
Bogotá D.C
17/08/2010
Organización de Documentos
Entregado por:
John Mario Vargas
Entregado al Instructor:
Javier Umaña
SENA
Gestión administrativa
Bogotá D.C
17/08/2010
Tabla de Contenido
Pág.
1. Introducción4 4
2. Objetivos Generales y Específicos 5
3. desarrollo de la guía 6-13
4. Conclusiones14
5. Bibliografía 15
Introducción
En este trabajo veremos las principales características que componen a las
Tablas de retención documental y su normatividad.
Además veremos diferentes definiciones como por ejemplo la de que es un archivo y demás terminología requerida en eltrabajo.
Objetivos Generales
1. Exponer la normatividad de las tablas de retención documental
2. Aclarar que es un archivo
3. Explicar los términos requeridos en el trabajo.
Objetivos Específicos
1. Definir claramente las funciones de una tabla de retención documental
2. Mostrar los soportes legislativos que rigen las tablas de retención documental
3.Exponer las diferentes leyes que rigen las tablas de retención documental
Tablas de retención Documental
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesosadministrativos
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D
1. Investigacion preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis De La información Recolectada
3. Elaboración y representación de las tablas de retención.
• Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos quesustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.
Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
DOCUMENTO DEARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboración deSeparadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
PASO...
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