tablas de valoracion documental

mayo 30

TVD

2014
INTEGRANTES

Migdalia Velázquez Patiño
Diana cristina García Flórez
Claudia Beatriz Yepes Uribe
Álvaro José puerta Echeverri
Juan Carlos Arango Camacho

TABLA DE CONTENIDO

1.
2.
3.
4.
5.

Metodología aplicada en su Elaboración ………………………………………………………………….pág. 1
Explicación del formato de la tabla ………………………………………………………………….…...….pág. 2
Sustentación de laeliminación documental ……………………………………………………….…….pág. 4
Glosario de términos asociados ……………………………………………………………………….……….pág. 8
Acta …………………………………………………………………………………………………………………...…….pág. 10

INTRODUCCION

1. Metodología aplicada en su Elaboración
La metodología que se aplicó para la elaboración de la TVD fue en primer lugar recoger todos los
datos necesarios con respecto a la empresa enmención, en este caso el ESE Hospital San José De
Salgar, Que fueron: Fecha de inicio, que fue en 1928, se encontraron acontecimientos relevantes e
importantes para la institución como la organización de la primera junta directiva, las áreas
administrativas, las primeras contrataciones, también se encontró la reestructuración que fue en
1993 y la fecha final 2014,
Con la investigación seidentificaron dos periodos y se elaboró la línea del tiempo, pasamos a realizar
los cuadros de clasificación documental en los cuales encontramos reflejados la jerarquización que
nos condujeron a codificar las series y las subseries.
Luego, se realizó el organigrama de la empresa en su segundo periodo el cual va desde 1994 hasta
2014. Para asignarle un código a cada una de sus dependencias y poderlaplasmar en la tabla de
valoración documental.
El formato que se utilizó fue el que esta adjunto en el artículo cuarto del acuerdo 002 de 2004.

2. Explicación del formato de la tabla: Definición de cada una de las columnas, abreviaturas y
convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla

TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL

HOJA_____ DE_____
ENTIDAD PRODUCTORA:
UNIDADADMINISTRATIVA:

CÓDIGO

SERIES O ASUNTOS

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ARCHIVO
CT
E M/D S
CENTRAL

PROCEDIMIENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social de la entidad que
produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la
documentación en ejercicio de sus funciones.
HOJA __: Se numerará cada hojade las TVD consecutivamente.
DE___. Se registrará el total de hojas de las TVD.
CÓDIGO N: Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la
serie.
ASUNTO O SERIE: Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en el
inventario.
RETENCIÓN: Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación en la fase
dearchivo correspondiente.
DISPOSICIÓN FINAL: Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente de
disposición final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis (X).

(CT) CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que tienen por disposición legal o los que por sus contenidos informan sobre elorigen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
(E) ELIMINACIÓN: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legalo fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la
investigación, la ciencia y la cultura.
(M/D) MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
(S) SELECCIÓN: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación...