tablas de valoración documental

ACUERDO No. 050
(5 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del
Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo”.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y elDecreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de
la Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios
para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación,
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la JuntaDirectiva”.
Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación, ahora..... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de
1995 y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística
a nivel nacional”.
Que se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro
de losdocumentos de archivo y situaciones de riesgo.
ACUERDA:
ARTICULO 1: Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que
a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a
menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento
del material.
La situaciones de riesgo involucran los daños producidos poragua e incendios, agentes
vandálicos, hurto y vandalismo entre otros.
PARAGRAFO: Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos,
ciclones y erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios,
explosiones, actos terroristas o conflictos armados que pueden se producidos
intencionalmente o resultantes de fallas humanas.

ARTICULO 2: Planificaciónde preservación: La prevención de desastres y situaciones de
riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan
programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia,
minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la
edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivelimplicaría un siniestro. Dicho
plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los
acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del
siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una
capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la
ubicación y operaciónde válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el
manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.
PARAGRAFO : El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas
adelantados en las entidades por los Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento
de lo establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comitéque apoyará todas las medidas de reacción y recuperación.
ARTICULO 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama
de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a
estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los
riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia quecubra las medidas de
reacción necesarias; tales como:
1. LEVANTMIENTO Y VALORACION DEL PANORAMA DE RIESGOS.
Para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectarse el material
documental, se puede establecer la siguiente clasificación:
-

Riesgos provenientes del exterior del edificio.
Riesgos provenientes de la estructura del edificio.
Riesgos debido a la...