taller 1





DESARROLLO TALLER 1








JUAN SEBASTIAN TELLEZ LOPEZ
CODIGO No 1094910367





TUTOR: MARTHA LILIANA SIMANCA SOTO;



SENA
“ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”

2014


INTRODUCCION
la Organización de los Archivos en las Instituciones privadas y públicas, la cual se han producido y tramitado las comunicaciones oficiales en lasdiferentes dependencias. La transferencia constituye el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes aéreas y al Archivo Central y Gestión de Documentos.
Contribuye en el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura buena organización del archivo y la recuperación óptima de los documentos y de la información para un buen uso de losdocumentos. Los principales objetivos de la organización de documentos son: la liberación y uso eficiente del espacio destinado a archivo de gestión y central la mejora en la eficacia de la gestión de los documentos, la mejora en las condiciones de conservación de los documentos, el control y verificación de la identificación y clasificación de los documentos.



¡UNA CORTA DEFINICION DE ALGUNAS DELAS PRINCIPALES PALABRAS QUE ENCONTRAMOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL!
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consultaadministrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructurajerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones. .
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones
Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos,resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe del Área cuando pierdanutilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se...