taller 4

Ejercicio 1

1-¿La importancia de las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas?
Las entidades hoy en día se han dado cuenta de laimportancia del ajuste a las normas y mas en cuanto a la organización y aplicación de procedimientos técnicos y físicos del manejo de los documentos. Los entes se han dado cuenta que las comunicacionesoficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas yrecibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental.
Hoy en las entidades tienen organismos de control y capacitación , la cual busca ampliar el uso de lastecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctico y ágil al momento de consultar la información.
Ejercicio 2
1 ¿Cómo se realiza el proceso desde larecepción hasta la distribución de un documento?

La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios; si el documento que ingresa es competente, la unidad decorrespondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que lo remite, dirección dondedeben enviar las respuestas y asunto correspondiente si es competente de la entidad, se procederá a la radicación de los documentos. Cuando una comunicación no es firmada, ni presenta el nombre delresponsable de su contenido, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia donde se determine la acción a seguir.

Si el documentos no es competente la unidadde correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente dejando constancia mediante comunicación escrita. La unidad de correspondencia analiza el documento...