Taller de organización de eventos

TALLER DE ORGANIZACION DE EVENTOS
1. Qué aspectos generales deben considerarse para la organización de cualquier evento?
R/. Nos basaremos en 7 etapas básicas para que su evento sea un éxito:
• Tipo de evento
• Objetivo del evento
• Presupuesto
• Fecha de realización
• Planificación
• Lugar
• Invitados
Tipo de evento: Comenzando por el tipo de evento que usted desea organizar, se podráhacer un cálculo aproximativo del presupuesto que necesitará para la realización de su evento.  Pero para esto analice y responda a las siguientes preguntas:
- Quiere que sea un evento formal o informal?
- De una gran envergadura o micro evento?
- Desea efectuarlo en un espacio abierto (centro deportivo, estadio, etc.) en un espacio cerrado (castillo, hotel, sala de eventos, barco, etc.).
-Según la situación geográfica, en la ciudad o en el campo?
- Según la temática su evento sería social, deportivo, popular, religioso, cultural, empresarial? Sin mencionar otros.
Objetivo del evento: el objetivo del evento es el paso encargado de decidir, en que se va a basar dicho evento, es decir, sus objetivos.
Presupuesto: Antes de comenzar con la planificación del evento, deberá haberprevisto todo lo requerido para el financiamiento del evento.  Cuanto se va a invertir sin olvidar que hay que dejar un poco al lado para ciertos gastos adicionales.
Fecha de realización: Antes de escoger la fecha, debemos tener en cuenta ciertos aspectos en el calendario que podrán hacer fracasar su evento.
- Verifique si hay otro evento similar que se lleve a cabo durante el periodo de realizaciónde su evento en el cual pueda incluir a sus propios invitados. Como lo son aquellos eventos deportivos de gran envergadura a nivel internacional.
- Para los eventos profesionales ciertos días de la semana son importantes para tenerlos en cuenta puesto que habrá más disponibilidad o menos dependiendo del día.  En este caso el lunes viernes y vacaciones escolares, son los días y fechas menosindicadas.
- Para los eventos privados como matrimonios, recepciones, fiestas etc., el mejor día para realizarlo será durante el fin de semana, sea un viernes o un sábado.
- Tendremos que observar si hay días feriados alrededor de la fecha del evento, puesto que sus invitados tendrán posibles planes anticipados para aquellos días lo cual, podría impedir su asistencia.
- En la fecha que usted habrá yaescogido, seguramente que otros eventos se realizaran el mismo día, así pues será mejor efectuar las reservaciones pertinentes para el alquiler, sea de un auto, un salón, o ciertos muebles que necesitará para complementar la decoración. Ahorrándose posibles sorpresas e inconvenientes que seguro serán un gran dolor de cabeza de último minuto, además de tener que pagar un suplemento por unservicio..
- En cuestión de horario, es muy importante tener en cuenta el tipo de evento, sobre todo aquellos eventos empresariales donde la hora prima sobre cualquier otra cosa. La noche por ejemplo, es una de las mejores opciones para eventos privados, el día lo será para eventos empresariales.
Planificación: Inicialmente, será primordial considerar el tipo de evento y  el público objetivo, luego podráasí seleccionar el tema (un título o nombre imaginario con el cual usted podrá jugar).  En pocas palabras podrá decorar, podrá diseñar las invitaciones, la publicidad y otros tantos aspectos que van ligados al evento, es cuestión de imaginación.  Tendrá así ya un punto de referencia para trabajar en la selección del sitio donde el evento tendrá lugar.  Es aconsejable seleccionarlo paralelamente ala gestión.
Lugar: Para seleccionar el lugar donde se realizará el evento, no olvide cual es el objetivo principal de su evento, con esto tenga en cuenta lo siguiente:
1. Lugar,  si es en un centro de convenciones, un hotel, una iglesia, en un lugar campestre, un centro histórico, castillo, teatro, restaurante, etc.…
2. La superficie del espacio donde se realizará el evento, teniendo en...