Taller De Pensamiento

P OLÍTICA DE C AJA C HICA
Y R EEMBOLSOS
Procedimiento

Proporcionar una guía a Responsables de Cajas chicas para la forma de
utilizar la caja, así como una guía para sus reembolsos

C.P. Carolina Salas Gzz
19/08/2011

Contabilidad-Política de Caja chica y Reembolsos


POLÍTICA DE CAJA CHICA Y
REEMBOLSOS
Procedimiento
Es política de las compañías establecer la forma en que sedeben de administrar el fondo de
las cajas chicas, así como de los reembolsos correspondientes.
Objetivos
Proporcionar una guía de uso a los custodios de las cajas chicas del grupo Atleticos para la
forma correcta de utilizar el fondo y solicitar sus reembolsos.
Alcance
Esta política aplica para todos los pagos de caja chica y a cualquier custodio de una de ellas.
Procedimiento.
Cualquier áreaque requiera un gasto menor a $1,500.00 pesos solicitara la compra
vía caja chica solicitando un vale de caja (VC) (formato anexo), el cual deberá pasar
a la aprobación de la Dirección o Gerencias.
La Dirección o las Gerencias en base a los Limites de autorización e stablecidos y al
tipo de gasto aprobara el (VC) o factura
El solicitante una vez con el (VC) o el gasto aprobado pasará con elcustodio de caja
chica para recuperar el dinero gastado.
El custodio de caja elaborará un rembolso de gastos de caja Chica (requerimiento en
sistema) donde colocará a detalle cada factura a recuperar y la turnará al
departamento de Cuentas por Pagar los días viernes o miércoles antes de las 10:00
a.m.
Cuentas por Pagar elaborara una orden de compra por dicho requerimiento
capturado ysolicitara la autorización de Auditor y Contador General para su
programación de pago una vez autorizada entregara docume ntación a Tesorería.
Tesorería elaborará el cheque y recabara las firmas del mismo
La Dirección y Gerencias en base a los limites de autorización establecidos aprobara
el pago del reembolso y regresara a tesorería para su posterior entrega al custodio
Tesorería entregara elcheque al custodio los días Lunes o Jueves según en horario
de 3:00 a 5:00 y este ultimo firmara de recibido.
Nota: la evaluación de la suficiencia de las cajas chicas será en base a un promedio de 2
reembolsos por semana, si estos son más frecuentes indicara que se requiere el aumento de
fondos; si por el contrario los reembolsos son menores de 2 indicara que se debe de hacer
una disminución alfondo de caja. Todas las creaciones de nuevos fondos así como aumentos
y disminuciones serán aprobadas únicamente por la Dirección General.
Responsabilidades
Es responsabilidad de las Gerencias y Coordinaciones cumplir con esta política para uso de
las cajas chicas.

Autorizado por Dirección General
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Contabilidad-Política de Caja chica y Reembolsos

19-8-2011

Es responsabilidaddel custodio de caja chica hacer uso de este fondo de acuerdo a las
siguientes condiciones:
I.

II.

III.
IV.

V.

VI.
VII.

VIII.

IX.
X.

XI.
XII.
XIII.
XIV.

Utilizar el monto de efectivo con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza
e importe no ameritan ser cubiertos o esperar elaboración de una orden de compra
para su posterior pago con cheque.
Seránpagados con dinero de caja chica únicamente los gastos menores a 1,500.00
(Un Mil quinientos pesos 00/100 m.n.), excepción solo permitida por la Dirección
General.
Mantener el efectivo adecuadamente resguardado.
Compromiso de solicitar y conservar los comprobantes de todos los gastos incurridos
con objeto de presentar a la brevedad posible el reporte de gastos correspondientes y
requerimiento enel sistema.
Todo gasto cubierto mediante caja chica deberá ser previamente aprobado por el
personal autorizado. El gasto deberá ser soportado por una factura la cual deberá
contener el nombre, fecha, firma y destino de quien incurrió en el gasto.
No se entregaran anticipos a proveedores ni se proporcionaran anticipos para viaje
a través de este fondo.
Toda factura deberá especificar el...