TALLER FINAL DE ORGA

TALLER FINAL DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS


PARTE 1:

1. Explique con sus propias palabras los principios de los depósitos de archivo.
2. Explique las condiciones físicas para la construcción.
3. Explique las condiciones estructurales que se deben tener en cuenta para los depósitos de archivo.
4. Mencione con sus propias palabras las condiciones de seguridad que se recomienda tener en cuentapara los depósitos de archivo.
5. Explique las condiciones funcionales para los depósitos de archivo.
6. Explique las condiciones ambientales recomendadas para los depósitos de archivo y las herramientas necesarias para garantizar (ejemplo: termómetros).
7. Explique las condiciones de mantenimiento para los depósitos de archivo.
8. Explique las condiciones de mobiliario y equipos recomendados paralos depósitos de archivo.
9. Según su criterio que otras recomendaciones se deben tener en cuenta para mejorar las condiciones de los depósitos de archivo.
10. Qué criterios se deben tener en cuenta para el manejo de los depósitos en situaciones de emergencia.


PARTE 2:
1. Con ayuda de las herramientas tecnológicas elaborar membrete de una empresa ideada por el estudiante teniendo en cuenta lasnormas para elaboración de documentos.
2. Así mismo elaborar los formatos para el recibo, distribución y despacho de la correspondencia, personalizados (punto 1) con la identidad de sus empresas.
3. elabore un diccionario archivístico, incluyendo los siguientes conceptos:
Gestión documental, Documento, Clases de documentos, Documento de archivo, Documento Electrónico de archivo, Soportesdocumentales, Comunicaciones oficiales, Correspondencia y las demás que se desarrollen en el transcurso del módulo.
4. Analice y responda:
¿Usted considera que en el desarrollo de una investigación, un paso fundamental es la recolección de la información? Justifique su respuesta.
5. De acuerdo a la anterior guía especifique con sus propias palabras los objetivos de la Unidad de Correspondencia y su misión.6. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de correspondencia y prepárese para sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o internet todo lo relacionado al tema propuesto.
7. Realice un mapa conceptual de los siguientes temas:
- Manual de gestión documental. Concepto e importancia
- Legislación vigente para trámite de documentos.
- Estructuraorgánico-funcional de la organización.
- Tablas de retención documental. Concepto e importancia.
- Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web.
- Usos de la tecnología en los procesos de gestión documental


1. Los principios de los depósitos de archivos son:
Principios de independencia: Este principio nos dice que la unidad dearchivo debe ser independiente de las demás unidades administrativas.
Principio de amplitud: Todo depósito de Archivo debe ser un lugar amplio para la conservación de los documentos.
Principio de seguridad: los depósitos de archivos debe ser un lugar seguro con unas condiciones óptimas para el buen manejo de la documentación en pocas palabras con una buena edificación en el momento de la construcción.Principio de funcionalidad: este principio nos hablas sobre la funcionalidad que le debemos dar a los depósitos de archivos ya que cumple con la función de administrar la memoria de una institución y que permite la consulta de los usuarios y funcionarios que lo deseen.
Principio de dignidad: Asi como los usuarios y funcionarios los depósitos de archivos merecen respeto, por tal razón debemosrespetar estos lugares ya que son de mucha ayuda para todo que lo visiten, por eso es importante que en las entidades realicen proceso de sensibilización y dar a conocer lo importante que son estos lugares.

2. Según las normas archivísticas establece que las condiciones que se debe tener en cuentas para la construcción de un depósito de archivo son:
El lugar para la construcción: el lugar debe ser...