Taller gestion documental

1. Diga cuál es el objetivo esencial de los archivos.
R/ El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la Administración en el servicio del ciudadano y como fuente de la historia.
2. Aplique la fórmula del proceso de organización.

R/ Organización =Clasificar + Ordenar+ Descripción

3. ¿Qué papel cumple el organigrama en el proceso de archivar?

R/ Es la base fundamental para organizar el archivo, ya que este se debe hacer según el cronograma de la institución, empresa o entidad, al igual que precisa funciones y actividades correspondientes a cada dependencia cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criteriosorgánicos o funcionales para revelar su contenido.

4. Según su propias palabras defina:

a. Clasificación documental

R/ Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

b. Tabla de retención documental
R/ Es una herramientaarchivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

c. Gestión documental

R/ Conjunto deactividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

d. Agrupaciones documentales

R/ Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

e. Tablade valoración documental

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

5. ¿De qué depende que un archivo funcione y preste un buen servicio en la empresa?

R/ Desu organización documental que es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa.

Que la documentación esté organizada y que sea de fácil acceso y recuperación, que cada documento sea conservado en el fondo documental al que naturalmente pertenece, manteniendo el orden interno de cada fondo y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.6. Enumere de forma ordenada y por medio de una grafica los 8 elementos de las agrupaciones documentales del proceso de clasificación

Fondos documentales la totalidad de la documentación



Sección documentales una subdivisión de una producción documental

Subsunción documental tiene a su cargo funciones especificas dentro de la sección


Serie documental cada sección ysubsunción está constituida por documentos agrupados en serie

Subserie documental está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes

Unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas

Compleja está integrada por tipos documentales dediversas índoles

Simple están constituidas por un tipo documental

Tipos documentales

* Tipos documentales

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas

* Tipos documentales

7. Diga las clases de archivos que usted conoce. ¿Cuál cree usted que es la más importante y porqué?

Según su ciclo vital: Archivo activo o de gestión, semiactivo,...