Taller Para El Manejo De Reuniones

Manejo Efectivo de Reuniones de Trabajo

¿Qué son las reuniones y para que nos sirven?
•Es una actividad para lograr comunicación e interacción de personas o equipos de trabajo, para alcanzar propósitos determinados • Tipos:
– Planificación: para formular planes y – – – – – –
programas, con su seguimiento Comunicación: transmitir información Instructiva: formar a sus miembros ysuministrarles información que los capacitará para trabajar con mayores conocimientos Creativa: para generar nuevas ideas Negociación: conciliar intereses y llegar a acuerdos Decisión: orientada a tomar decisiones para solucionar problemas, impulsar acciones, etc. De consulta y retroalimentación: solicitar consejo y sugerencia, dar y/o recibir feed-back

– Mejoramiento de procesos – Coordinación:actividades y funciones
Una reunión es productiva cuando enriquece los modelos mentales de los participantes y además permite la asignación y verificación de tareas y responsabilidades.
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Dinámica de la reunión
Tipo de Reunión
Planificación:

Dinámica
•Apertura para definir posibles rutas de acción entre todos •Cierre: compromisos y fechas, herramientas de seguimiento •“ Para cuando podemos teneresta meta lograda?”, “Mi compromiso es para el día 15 de marzo”

Comunicación:

•Para transmitir y recibir información para y desde el grupo •Se valida la comprensión del mensaje: preguntas para dar/recibir aclaratorias. El Facilitador canaliza preguntas y respuestas. Los asistentes pueden ser activos y/o pasivos •“ …esto era lo que quería informarles… , hay alguna duda que pueda aclararles?,alguna pregunta? •Contenidos teórico-prácticos que se transfieren •Dinámicas para validar el proceso de aprendizaje
•Flexibilidad, ruptura de ortodoxias, apertura a nuevos planteamientos •Brainstorming: todos generan nuevas ideas! El Facilitador actúa como animador y debe generar un resumen de las ideas •“ … qué les parece si lo vemos de esta manera?, me suena bien!! , pero me gustaría saber enqué te apoyas para hacer ese planteamiento…”

Instructiva:
Creativa:

El tipo de reunión define la postura que deben asumir sus miembros

Dinámica de la reunión
Tipo de Reunión
Negociación:

Dinámica

•Estimular el respeto a los planteamientos del otro. •El manejo emocional crucial para negociar en posición ganar-ganar •Cerrar con acuerdos y compromisos. El Facilitador debe enfocarseen que se logre el acuerdo, siendo imparcial • “ … entiendo que es fundamental para ti ese aspecto?... Entonces, porque no .. •Escuchar activamente el planteamiento del otro, reduce el tiempo invertido Decisión: en tomar la decisión. •“Entiendo tu punto… entonces, porqué no lo integramos de esta manera?…” “No podemos postergar esta decisión” •Apertura para escuchar planteamientos diferentes,observaciones hacia el De consulta y retroalimentación: desempeño propio o del grupo. •Uso de datos como argumentación, evitar juicios •“No lo había visto de esa manera… me gustaría saber por qué sientes eso” Mejoramiento de •Agendas predefinidas, manejo del tiempo, seguimiento a acciones acordadas. procesos: • Análisis de información en grupo, potenciando la diversidad •“Esta data dice que hay queincrementar la cantidad de este insumo… qué opinan ustedes?” •Quien hace qué? Coordinación: •Definir condiciones: lugar, fecha, especificaciones de calidad •Cerrar con acuerdos y compromisos •“Cuando crees tu que puedes tener eso listo? … Quien se va a responsabilizar de esa actividad?”

Roles
Líder
• Líder de la iniciativa que convoca la reunión. • En equipos interfuncionales puede serrotativo • Define la conveniencia de la reunión, objetivo, tipo y participantes. • Hace la apertura de la reunión, expone la agenda y reglas de juego. • Controla temas pendientes, agenda y tiempos. • Monitorea el cumplimiento del objetivo de la reunión y la toma de decisiones. • Promueve la participación. • Puede asumir el rol de Facilitador.

Facilitador
• Mantiene la discusión enfocada en el punto...