Taller Semana 1

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (libros, internet, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.

RTA: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo,tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

2. A partir de la consulta:

[pic] Establece 5 objetivosque debe perseguir la Administración Documental.

RTA:  

A- Conservar la memoria corporativa.
      De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
 B- Contribuir a la toma de decisiones.
      Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisionesfuturas.
 C- Incrementar la eficiencia organizacional
      La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
 D- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
      Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) sonherramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación

E. facilitar la búsqueda de un documento y su conservación   reduciendo costos y espacio.

[pic] Elabora una relatoría sobre el PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL en la entidad donde laboras. Esta relatoría no debe ser mayor a una cuartilla. En el espacio

RTA: La información en una empresa se convierte en unaherramienta de total importancia, siendo esta utilizada para tomar las decisiones correspondientes a todas las áreas funcionales. Hoy en día las empresas en el mundo han comprendido que la administración documental es de carácter prioritario ya que por medio del trato de esta, se maximizan los recursos dentro de la organización porque se ahorra tiempo, dinero y sobre todo permite tener mayorconocimiento del cliente que es parte fundamental dentro del proceso empresarial. De esta forma, la información para una empresa, sin importar el tamaño de esta, los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmentepatrimonio cultural e identidad de la empresa. Es por esto, que se desarrolla la Administración Documental, como una herramienta y como un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los tramites de los documentos que se procesan (Recepción y Orientación), Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan(Registro y Distribución), realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan (Archivo).

Dentro de la empresa donde laboro se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes dependencias, por ejemplo, en la parte administrativa, en ventas, contabilidad; dentro de estas áreas se obtienen se obtienen diferentes clases de documentos e información propia de la empresa,el cual cada una de ellas se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña cada persona y que por consiguiente también son responsables de la información resguardada. En mi concepto, esta clase de manejo de la información tiene

Gestionar la documentación oficial se ha vuelto cada vez más necesario para las entidades, debido a que la información...