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PROCEDIMIENTO
VERSION: 10


CODIGO: FID-PR-GQ-001
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA: 23/Jul/2012


0. LISTA DE VERSIONES
VERSION
FECHA
RAZON DE LA ACTUALIZACION
1
01/Oct/2003
Creación del procedimiento.
2
23/Abr/2004
Se modifican los capitulo 4.10 al 6 incluyendo el manejo con el nuevo publicador de documentos de la Intranet y los cambios al Mapa de Procesos.
301/Oct/2004
Se modifica el capitulo 4.8 aclarando el manejo de la documentación externa.
4
25/Oct/2007
• Se asignan responsabilidades a los cargos de Director de Calidad y Analista de Calidad.
• Cambio del modelo del Plan de Calidad de los Negocios Fiduciarios.
• Cambios en los cargos que reciben documentación externa.
• Cambios en la identificación de los documentos
• Se asignanresponsabilidades a los cargos de Director de Calidad y Analista de Calidad.
• Cambio del modelo del Plan de Calidad de los Negocios Fiduciarios.
• Cambios en los cargos que reciben documentación externa.
• Cambios en la identificación de los documentos
5
25/Oct/2007
Por adquisición Software Calidad ISOlución, se modifica el procedimiento para el control de documentos y registros
6
04/Dic/2009
•Aclaración de temas manejados por el aplicativo
• Inclusión del organigrama, descripción funcional del cargo ya Agendas de inducción como tipo de documento en el aplicativo ISOLUCION
• Cambio de Responsable en al manejo de Documentos de origen externo.
7
04/Jun/2010
En reglas generales se agrega o se modifica:

• 4.3 Matriz de Acceso a ISOLUCION
• 4.10 Se agrega la notificación a Calidadde las matrices de Activos de Información, Matrices de Riesgo, Reglamentos y Registros contables.
• 4.13 Notificación de documentos Externos
• 4.14 y 4.15 notificación de documentos internos

En el desarrollo del proceso se agrega o se modifica:

• 5.1 Solicitud de documentos a través de las tareas en ISOLUCION.
• 5.4 al 5.6 pasos para Revisar, Publicar y difundir los planes de Calidad.
•5.11 Se modifica la nota 3
• 5.14 Se agrega nota
• 5.15 Notificación de documentos en ISOLUCION
• 5.16 Seguimiento a las notificaciones
• 5.20 Certificación y evaluación de documentos.
• 5.21 Publicación de documentos en el certificador y documentación en la intranet.
8
30/Sep/2010
Se modifica del desarrollo del procedimiento punto 4.13
9
02/Sep/2011
-Se modifica control de planes decalidad ya que son controlados desde ISOLUCION.

-Se agregan dos definiciones

-Se modifica y aclara el control de los registros
10
12/Jul/2012
Modificación general del documento


1. OBJETO



Establecer el procedimiento a seguir para elaborar, revisar, modificar, aprobar, actualizar y difundir los documentos y controlar los registros que soportan los procesos de LA EMPRESATEXTIL.


2. ALCANCE



Se aplica para todos los documentos y registros que hacen parte de la Gestión Administrativa y Operativa de la organización.


3. DEFINICIONES



Activos de Información

Almacenamiento

AMV

Caracterización

Circula Informativa o Memorando

Descripción Funcional del Cargo

Diagrama de Flujo

Documentación Externa

Documento público

DocumentoPrivado

ISOLUCION

Instructivo

Informe

Listado Maestro de Documentos

Listado Maestro de Registros

Manual de Calidad

Mapa de Procesos

Manual de Usuario

Matriz de Riesgo

Matriz de Activos

Plan de Calidad

Procedimiento

Política

Registro

Reporte

Reglamento

Registro Contable

Responsable de Archivar

Retención Tiempo.

Retención Disposición4. CONDICIONES GENERALES




4.1 Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se manejarán mediante el aplicativo ISOLUCION, excepto los registros de negocios fiduciarios y la documentación externa junto con sus respectivos listados maestros de control.

4.2 Los Manuales de Usuarios se encuentran en el aplicativo ISOLUCION en el listado maestro de documentos externos.

4.3...