Taller

NOMBRE :       RODOLFO RAMIREZ SALGUERO
FECHA :       05 DE NOVIEMBRE DE 2012
ACTIVIDAD :       APRENDIZAJE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
TEMA :       1

1. A partir de la consulta sobre la Administración Documental
La administración de toda la documentación nunca fue más fácil.
La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda ladocumentación de una organización dependiendo como sea (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). No existen dos organizaciones idénticas, por lo que la gestión de esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:
a) Recuperar la información
b) Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
c) Eliminar los que ya no sirven
d) Asegurar la conservaciónindefinida de los documentos más valiosos
Con toda esta documentación en el sistema, podemos hacer que éste reparta las tareas a los diferentes usuarios, con flujos de trabajo digitales, que permiten una mayor rapidez, eficiencia y seguridad en los procesos de la organización.
La gestión documental digital replica digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad,eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. Con este sistema conseguimos hacer los procesos de nuestra oficina automáticos y digitales.
La gestión documental digital no sólo implica importantes ahorros, sino que, además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad yreduce costes. Algunas de las tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.
Varias son las ventajas de integrar un sistema de gestión documental en los procesos de trabajo habituales de una empresa, aunque algunas de las más destacables son:
a) Reduce y ahorra tiempo
b)Optimiza recursos
c) Seguridad, rapidez y agilidad
d) Mejora la imagen corporativa de la empresa
e) Contribuye a la conservación del medio ambiente

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidadesy/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápidade los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mucho más valor por su contenido histórico.

No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar lasempresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzo a en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta...