Taller2 administración documental


ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL







RUBI TATIANA ROJAS RIAÑOS













SERVIVIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
PROGRAMA DE FORMACION COMPLEMENTARIA VIRTUAL
NEIVA-HULA
2014

REFLEXION DEL VIDEO: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Objetivo. Analizar las propuestas de recuperación de la información de los archivos que han puesto adisposición de los usuarios en Internet sus fondos documentales, para reflexionar sobre los cambios de paradigma de los archivos físicos a los archivos digitales.
Metodología. Identificación y análisis de los sitios web de archivos que permiten a los usuarios diversos planteamientos para la recuperación de la información. Valoración de la implementación de las buenas prácticas en la recuperación de lainformación en la arquitectura del sitio web.
Resultados. La evolución de las Tecnologías de la Información y la Comunicación permiten implementar eficaces instrumentos de recuperación de la información en los archivos que ponen a disposición en línea sus catálogos. El análisis permite reflexionar sobre las prácticas de la recuperación de la información en los archivos físicos, y de su evolución,y de las posibilidades de aplicarlo en la Web y en la Web 3.0.
PUNTO 1
Compañía:
Programa de Gestión Documental de la UAE Contaduría General de la Nación.
Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de Estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se Aplican las funciones para administrar los documentos,cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones para Administrar los Documentos, Cumpliendo con la normatividad Vigente.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos:
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6.Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos

Producción de Documentos: generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Actividades
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.
Losformatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de la Nación. Cada entidad deberá adaptarlos a su particularidad (logotipo, nombre, firmas autorizadas, etc.). (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, vigencia a 29 de junio de 2005).
Recepción de Documentos: conjunto de operaciones de verificación y control CGN realiza para larecepción de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Existe una ventanilla de atención al público para recibo de correspondencia, cuyo horario es de 8:30 a.m. a 5:00 p.m.

Radicación: La radicación de comunicaciones se realiza a través del sistema de ORFEO de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas, el cual asigna un númeroconsecutivo en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
Actividades

Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos.

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que Correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro, con el propósitode dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se reciben a través de diferentes medios Tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier Otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances Tecnológicos en cada entidad está a cargo del Secretario Genera.

En este proceso se pueden identificar las siguientes...