Tarea

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
• Ser reflejo de las actuaciones de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
• Reproducir el orden original dela creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
• Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello delarchivo, el expediente administrativo.

Casi todos los documentos forman parte de un expediente: Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad uoficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie: Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientesgenerados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a laresolución de un asunto. (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)

Se determina el título oficial delexpediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vezdeterminado su título debe mantenerse en el tiempo.

No recomendable usar como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.

Los criterios para la formaciónde un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.

Procedimiento de clasificación de documentos

Las oficinas tomarán del Cuadro aquella parte queafecte a sus documentos y las series de expedientes que allí se tramitan.

Para clasificar un documento hay que comenzar por determinar a cuál de las doce clases señaladas pertenece el documento...